Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

Dosyalama, Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi

  • Dosyalama işlemleri
    • Belge nedir?
    • Dosyalamanın amacı nedir?
    • Dosyalama sisteminin özellikleri
    • Dosyalama türleri
    • Dosyalama süreci ve kullanım
    • Standart Dosya Planı
  • Arşiv İşlemleri
    • Birim ve kurum arşivleri
    • Ayıklama
    • İmha
    • Kurum arşivine devri
  • Elektronik Belge Yönetimi

Dosya ve Dosyalama Nedir?

Dosya: Aynı konu, kimse, dönem, bölge, faaliyet ve birimle ilgili belgeler bütünüdür.
Dosyalama: Kurumsal faaliyetlerin ürünü olan belgeleri içeren dosyaların kalıcı olarak düzenlenmesine yönelik işlemlerdir.

Dosyalamanın Amacı

– Belgelere kısa zamanda erişim sağlamak,
– Mekandan kazanç sağlamak,
– Zamandan kazanç sağlamak,
– İşi kişiye bağımlı olmaktan çıkarıp, sistem temeline
dayandırmak.
• Dosya yönetim sisteminin seçiminde dikkate alınması gereken;
– Hizmetin niteliği ve özelliği (belge fonksiyonları, kullanım
şekli ve oranı vb),
– Güvenli bir biçimde iş akışı sağlanması,
– Sistemin hızlı çalışabilme kapasitesi,
– Personelin niteliği, niceliği ve iş yükü.
Dosyalama Sisteminin Özellikleri
• İyi bir dosyalama sistemi;
– Basit olmalı; herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir
olmalıdır.
– Akla uygun olmalı; sistem kolayca kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır
ve eksiksiz olmalıdır.
– Tutarlı olmalı; ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalıdır.
Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi belgenin nereye
konulacağı kolaylıkla belirlenebilmelidir.
– Kullanışlı olmalı;bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun
ihtiyacını en uygun şekilde karşılayan sistemdir.
– Transfer kolaylığı olmalı; bir dosyayı inceleyen kişi bu dosyayı bir
başkasına veya arşive devredebilmeli. Dosyalama sistemi bilgilerin
veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve izlenmesine imkan
vermelidir.
– Ekonomik olmalı; Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, en
az yer (alan, hacim) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en
uygun olan malzeme kullanılmalıdır.

Bir Cevap Yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top