Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri
Dosyalama, Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi
- Dosyalama işlemleri
- Belge nedir?
- Dosyalamanın amacı nedir?
- Dosyalama sisteminin özellikleri
- Dosyalama türleri
- Dosyalama süreci ve kullanım
- Standart Dosya Planı
- Arşiv İşlemleri
- Birim ve kurum arşivleri
- Ayıklama
- İmha
- Kurum arşivine devri
- Elektronik Belge Yönetimi
Dosya ve Dosyalama Nedir?
Dosya: Aynı konu, kimse, dönem, bölge, faaliyet ve birimle ilgili belgeler bütünüdür.
Dosyalama: Kurumsal faaliyetlerin ürünü olan belgeleri içeren dosyaların kalıcı olarak düzenlenmesine yönelik işlemlerdir.
Dosyalamanın Amacı
– Belgelere kısa zamanda erişim sağlamak,
– Mekandan kazanç sağlamak,
– Zamandan kazanç sağlamak,
– İşi kişiye bağımlı olmaktan çıkarıp, sistem temeline
dayandırmak.
• Dosya yönetim sisteminin seçiminde dikkate alınması gereken;
– Hizmetin niteliği ve özelliği (belge fonksiyonları, kullanım
şekli ve oranı vb),
– Güvenli bir biçimde iş akışı sağlanması,
– Sistemin hızlı çalışabilme kapasitesi,
– Personelin niteliği, niceliği ve iş yükü.
Dosyalama Sisteminin Özellikleri
• İyi bir dosyalama sistemi;
– Basit olmalı; herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir
olmalıdır.
– Akla uygun olmalı; sistem kolayca kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır
ve eksiksiz olmalıdır.
– Tutarlı olmalı; ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalıdır.
Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi belgenin nereye
konulacağı kolaylıkla belirlenebilmelidir.
– Kullanışlı olmalı;bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun
ihtiyacını en uygun şekilde karşılayan sistemdir.
– Transfer kolaylığı olmalı; bir dosyayı inceleyen kişi bu dosyayı bir
başkasına veya arşive devredebilmeli. Dosyalama sistemi bilgilerin
veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve izlenmesine imkan
vermelidir.
– Ekonomik olmalı; Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, en
az yer (alan, hacim) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en
uygun olan malzeme kullanılmalıdır.