Arşiv Sistemleri

Arşiv-sistemleri

“Arşiv nedir?” sorusunun cevabı; bireylerin, şirketlerin veya kurumların çalışırken kazandıkları bilgi ve belgeleri düzenli bir şekilde korunmasına, saklanması olarak tarif edilebilir. Evrakların ve belli bir süre boyunca saklanması gereken belgelerin planlı ve güvenli bir şekilde korunmasına ise arşivleme sistemleri denilebilir.

Arşiv Sistemleri Nelerdir?

Arşive alınması gereken dosya ve belgelerin arşivleme yöntemleriyle düzenlenmesi, korunması ve kaybolmaya mahal vermeyecek şekilde saklanması, kullanılacak arşiv sistemlerinin ne kadar iyi olduğuyla doğru orantılıdır.

Dosyalarınızı düzenli bir şekilde korumak ve saklamak istiyorsanız kompakt arşiv sistemlerini kullanabilirsiniz. Kompakt arşiv sistemleri özellikle okul, devlet kurumu ve özel kuruluşlarda kullanılan depolama sağlayan araçtır. Üstelik bu sistem sadece dosyalarınızı düzenlemenizi değil alandan da tasarruf etmenizi sağlar.

Kompakt Arşiv Sistemleri

Kompakt arşiv dolapları, tekli kompakt sistem, ikili kompakt arşiv sistem, üçlü kompakt arşiv sistem ve dörtlü kompakt arşiv sistem olarak sınıflandırılabilir. Bu sınıflandırma kapak sayısına göre yapılır.

Arşiv Raf Sistemleri

Saklanması ve korunması gereken dosya, belge ve arşivlik malzemeler için arşiv raf sistemi seçerken, saklanacak malzemelerin adedi, ağırlığı ve türü önemlidir. Peki arşivlik malzemelere göre Arşiv raf sistemleri nasıl olmalı? işte detaylar:

Arşiv raf sistemleri için 3 seçenek bulunmaktadır. Bunlar;

1. Civatalı Raf Sistemleri

Bu raf sistemleri 60-100 kg arasında yük taşıyabilirler. Ayakları L profillerden, tablaları ise DKP saç malzemeden yapılır. Bu sistemde raflar ayaklardaki deliklerle çelik raf tablaların yanlarındaki delikler birleştirilerek bağlanırlanır.

2. Hafif Rack Raf Sistemleri

Geçme sistemi olarak da adlandırılan bu hafif rack raf sistemlerinde raflar 350 kg yüke kadar taşıyabilirler. Ayaklar kutu profillerden olup üzerinde bulunan deliklere, traversler takılarak bağlanırlar. Saçtan oluşan tablalar, bu traverslerin üzerine ya da içine oturtularak dayanıklılık arttırılır.

3. Ağır Rack Raf Sistemleri

Paletli ya da ağır paletli yükleri taşımak için kullanılan sistemdir. Ağır rack raf sistemlerinde raflar 1-2 ton ve üstündeki yükleri taşıyabilir. Profil kesitleri taşınacak yükün ağırlığına göre seçilmelidir. Bu sistemde ayaklar saç büküm olup, traversleri taşıyacak yükün ağırlığına bağlı kutu profil, CC profil ya da I profil olabilir.

Dijital Arşiv Sistemleri

Dijital arşiv sistemleri döküman, belge, yazışma, sözleşme, fatura, garanti belgesi gibi basılı materyallerin taranarak sisteme aktarılmasıdır.

Dijital Arşiv Nedir?

Taranmış dosyaların sisteme yüklenerek kategorilere ayrılmış, temel arşiv sistemleri ile uyumlu, elektronik ortamda indeks, tarih, arşivdeki adres bilgileriyle birlikte veri tabanı oluşturma sistemine dijital arşiv denir.

Dijital Arşivin Yararları Nelerdir?

Dijital arşivlerin yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz;

1) Belgeleri Koruma

Dosya ve belgeleriniz elektronik ortamda korunacağı için zamansal yıpranma ya da felaket durumunda(yangın, deprem, sel) güvende kalmasını sağlar.

2) Alandan Kazanç

Dijital arşive geçmeden önce kullandığınız alanın ortadan kaldırarak verimli bi alan oluşturabilirsiniz.

3) Finansal Kazanç

Dijital arşiv yer ve zamandan tasarruf sağlandığı için finansal grafiklerde pozitif bir artış yakalanmasını sağlar.

4) Çoklu Erişim

Dijital arşivin sağladığı çoklu erişim sayesinde yer ve mekan fark etmeksizin, erişim hakkı sağlanmış kişilerin istedikleri an dosyalara bakabilmelerine olanak sağlar.

5) Kolaylıkla Dosya Bulma

Aranan dosya ya da belge sistemde rahatlıkla bulunur. Böylece size zamandan tasarruf sağlar.

6) Döküman Kaybını Engelleme

İşletmeniz büyüdükçe beraberinde arşivleriniz de büyür. Büyüyen arşivlerde dosya kabı artar. Dijital arşiv dökümanlarınızı sonsuza kadar saklaya bilmeyi sağlar.

7) Özelleştirilmiş Tarama Sistemi

Sadece paylaşmak istediğiniz belgeye paylaşım izni vererek kurum ya da kişilerle dosya paylaşma imkanı sunar.

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top