Arşiv Yönetmeliği

Arşiv Yönetmeliği

Arşiv yönetmeliği; arşiv malzemelerini, ileride arşiv malzemesi olabilecek arşivlik malzemenin tespitini, çeşitli sebeplerden kaynaklı kayıp yaşamama durumlarını durdurmayı, arşiv malzemelerini korumak için gerekli şartları ve milli menfaatlere uygun şekilde devlet arşivlerine göre uygunluğunu yitirmiş malzemenin ayıklama işlemini ve imhasına dair esaslarını düzenlemeyi amaçlayan kurallar bütünüdür.

Arşiv Malzemesi Nasıl Korunur ve Arşiv Sorumlusunun Görevleri Nelerdir?

Arşiv malzemeleri, raf sistemi ve dijital arşiv sistemi olarak 2 şekilde korunabilir. Dijital arşiv sistemi, raf sistemine göre daha güvenlidir. Çünkü afetler karşısında dosyalarınız güvenli bir şekilde korunabilir.

Arşiv sorumlusunun başlıca görevleri şu başlıklar halinde ele alınabilir;

  • Koleksiyon kataloglarını çalışma bilgilerini ve kayıtlarını yönetmek,
  • Korunacak arşiv dosyalarını değerlendirmek, onarılması gereken malzemeleri belirlemek ve yenileme işlemini gerçekleştirmek,
  • Arama işlemini kolaylaştırmak için arşivlenen kayıtları sınıflandırmak,
  • Arşiv dosyalarının mikroorganizmalar tarafından yok edilmesini önlemek için düzenli ilaçlama işleminin yapılmasını sağlamak,
  • Bozulma hassasiyeti gösteren metinlerin film ve dijital kopyalarını oluşturarak kayıtları korumak,
  • Video kasetleri, ses bantları, disk veya bilgisayar formatlarını kopyalamak ve saklamak,
  • Kullanıcılara dosyaları kullanmak veya açıklamak için en iyi erişim öneri veya desteği sağlamak,
  • Kullanıcı odaklı bir yaklaşım benimseyerek kamu kurumları, akademisyenler ve diğer kullanıcıların sorularını yanıtlamak.

“Arşiv ne demek?” ve “arşiv sistemleri nelerdir?” sorularına yanıt almak için “Arşiv Sistemleri” yazımıza da göz atabilirsiniz.

Arşiv Depolarının Özellikleri Nasıl Olmalı?

Devlet arşiv hizmetleri yönetmeliğine göre depoların özellikleri;

1- İzolasyon

Yangın İzolasyonu: Yangın izolasyonu için yetkililer tarafından sunulan izolasyon tarifleri ve kuralları geçerlidir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta yangın durumunda izolasyonun 2 saate kadar dayanıklılık sağlayacak bir sistem olmasına özen göstermektir.

2- Klimatizasyon

Arşiv malzemesine zarar veren unsurlar arasında ısı ve rutubet yer almaktadır. Bu nedenle, kağıt malzemelerle dolu bir depoda sıcaklığın 12-18°C’de ve nemin %50-60’larda tutulması önerilir.

3- Işık Durumu Aydınlatma

Güneş ışığı direkt arşiv malzemelerine geldiğinde zarar verir. Bu yüzden camları filtreleyerek önlem alabilirsiniz.

Arşiv Yönetmeliği

Arşiv Depoları ve Özellikleri hakkında daha fazla bilgi almak için hemen tıklayın!

Arşiv Yönetmeliği Evrak Saklama

Birim arşivi, kurum ve kuruluşların eylemleri sonucunda kendiliğinden oluşan bir birim olarak, aktif biçimde ve günlük iş akımı sürecinde kullanılan arşivlik malzemelerin belli bir süre için saklandığı arşivlere verilen isimdir. (Mükellef illeri, bölgeleri ve yabancı kuruluşlardaki dosyalar da birim arşiv olarak kabul edilir.)

Kurum arşivi ise; kurum ve kuruluşların merkezi organizasyonlarında yer almaktadır. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklama süreleri birim arşive göre daha uzundur.

Birim Arşivi Arşiv Saklama Süreleri Ne Kadar?

Birim arşivlerindeki arşiv materyallerinin bekletilme ve saklama süresi 1 ile 5 yıl arasındadır. Fakat özelliği bulunan arşivlik malzeme daha uzun süre saklanabilir.

Kurum Arşivi Arşiv Saklama Süreleri Ne Kadar?

Arşiv saklama süreleri yönetmeliğine göre kurumun elindeki arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 10-14 yıl arasındadır.

Birim Arşivine Evrak Devir İşlemi Nasıl Yapılır?

Önceki yılın arşivi her yılın Ocak ayında, birimler tarafından incelenir. İncelemede arşivlik malzemeler tamamlanmış işlemler, devam eden işlemler ve işlemleri tamamlanmasına rağmen saklanması gereken işlemler şeklinde yapılır. Ayrım işlemlerinden sonra, Birim Arşivi’ne devredilecek malzeme, birimi, işlem yılı, aidiyeti, gizliliği ve ekleri gibi özellikler dikkate alınarak uygunluk kontrolü yapılıp, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Birim Arşivi’ne devredilir.

Birim Arşivi’ne evrak devredilirken, standart dosya planı göz önünde bulundurulur: evrak asli düzeni içerisinde envanter listeleri hazırlanarak devredilir.

Kurum Arşivine Evrak Devir İşlemi Nasıl Yapılır?

Birim arşivde saklama süresi dolan arşivlik malzeme, uygunluk kontrolu yapıldıktan sonra kurum arşivine devredilir. Arşivlik malzeme, işlem gördüğü tarihte meydana gelen organizasyon ve ilişki biçimlerine uyarak arşivlere aktarılan fonların bütünlüğünden ödün vermeden asli düzeni ile bırakılır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bir şekilde belirlenir.

Birim ve Kurum Arşivlerindeki Dosyalar Alınabilir Mi?

Kurumun Birim ve Kurum Arşivi’nde bulunan arşiv malzemesinin aslı hiçbir şekilde arşivden dışarıya verilmez. Bununla birlikte, gerçek ve tüzel kişilere ait hizmetlerin görülmesi gerektiğinde, bir hakkın korunması ve ispatı için bazı evraklar verilebilir veya mahkeme tarafından atanan bir uzman yerinde inceleme veya ilgili daireler tarafından belirlenen yetkililer tarafından incelenebilir.

18.09.1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de Bakanlar Kurulu tarafından çıkarılan 20/286 sayılı karara göre, araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi usul ve esasları bu karara göre yapılır.

Ayrıca birimlerce, görülmek ya da incelenmek istenilen malzeme sadece ve sadece dışarıya çıkarılmamak şartı ile alınabilir. Daha sonra alınan dosya iade edilir.

Arşiv Yönetmeliği

Arşiv Dosya Teslim Formu ile Dosya Devir İşlemleri Nasıl 

Gerçekleştirilir?

Benzer türdeki arşiv malzemeleri, aynı forma kaydedilebilir, ancak değişik türde olan her bir arşiv malzemesi için yeni bir form düzenlenmesi gerekir. Arşiv yönetmeliği Madde 28’e göre formlar şu şekilde doldurulmalıdır;

  • Birimi

Arşiv malzemesini devreden birimin adı yazılır.

  • Türü:

Dosya, defter, plan, program, form, model, resim, fotoğraf, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, manyetik teyp, damga ve bunun gibi türü hakkındaki bilgi yazılır.

  • İşlem Yılı:

Arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl yazılır.

  • Teşkilat Kodu:

Her dikdörtgen alanına sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları; yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de kutunun ve dosyanın numarası yazılır.

  • Envanter Sıra Numarası:

Ekleri haricinde evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası yazılır.

  • İşlem Tarihi:

Evrakın gün/ay/yıl olarak alındığı tarih yazılır.

  • Sayı:

Evraka verilen sayı yazılır.

  • Gizlilik Derecesi:

Evrakın gizli olup olmadığı bildirilir. Eğer evrak gizliyse “G” kısaltması ile gösterilir

  • Konusu:

Evrakın konusunu ifade edecek kısa bir açıklama yazılır.

  • Adedi:

Dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet yazılmalıdır.

  • Açıklama:

Yıpranma, eksiklik ve benzeri durumlar için devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gereken açıklamalar bu alana yazılır.

  • Evrak Sıra Numarası:

Evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

Arşiv Düzenleme Nasıl Yapılır?

Dosya sistemini belirlemek, arşivlenen dosyaları düzenlerken dikkate alınması gereken ilk şeylerden biridir. Bu işlem sırasında dikkate alınması gereken diğer önemli ayrıntı da arşivleme araçlarının doğru kullanımıdır. Arşivleme sistemi ve dolap, temel arşivleme aracına dahildir. Raf sistemine göre yerleştirilen dosyalar ve klasörler, raf sistemiyle uyumlu olacak şekilde seçilmeli veya raf sistemi eldeki klasöre göre sağlanmalıdır.

Dosya planlamada kullanılan dosya ve klasörler çok sayıda ürün içerir. Poşet dosya çeşitleri, delik açmadan evrakları bir arada tutabilmenizi sağlar. 5’li,10’lu ve 50’li şekilde sunulan poşet dosyalar ile telli dosya içinde belge havuzunuzu oluşturmak oldukça kolaydır. Hassas veya önemli dosyaları bir kutu rafında saklayanlar için, askılı dosya modelleri de iyi bir seçenektir.

Zamanla artan dosya sayısını karşılamak için bir raf ve kabin sistemi seçilmesi gerekebilir. Gereksiz dosyalar dosyalama kutusunda da saklanırsa, raf sisteminde de çok fazla yer kaplamaz. Tamamen gereksiz veya süresi dolmuş dosyalar, dosya imha makinesi tarafından güvenle imha edilebilir. Modüler fonksiyonu ile çekmeceler, açık ve yarı açık dosya dolapları ve rafları item yatay, dikey olarak işlevsel bir şekilde kullanılabilir.

Dosyalama sistemini bir ofise veya başka bir yaşam alanına kurmak istiyorsanız, satın alınan ürünlerin ofis dekorasyonları ile uyumluluğuna da dikkat edebilirsiniz.

Arşiv Yönetmeliği

Arşiv Ayıklama Yönetmeliği Nedir?

Arşiv ayıklama yönetmeliği, gelecekte arşiv malzemesi niteliği kazanacak olan arşivlik malzeme, arşiv malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, yasal değerini ve delil olma niteliğini kaybetmiş, gelecekte kullanılması ya da saklanması gerekmeyen her çeşit malzemenin birbirinden ayrımı ve tespiti için yapılan işlemleri konu edinen yönergedir.

İmha Edilecek Evrak Nasıl Tespit Edilir?

Ayıklama ve İmha komisyonları, çalışmalarına her yıl Mart ayı başında başlar. Komisyonda kullanılması ve korunmasına gerek olmayan malzemeler ve ayıklanması o yıla devredilmiş olan evrakları ayıklamaya tabi tutar. Kararlar oy çokluğuna göre alınır. Oylar eşitse, bakanın dahil olduğu taraf çoğunlukta kabul edilir.

Cari işlemlerde hali hazırda kullanılan, saklanmaları kanun ile kararlaştırılanlar, Mevzuatın kararlaştırdığı zaman aralığında malzeme ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmaz. 

Kullanılması ve depolanması gerekmeyen malzemelerin ayıklaması ve imhası Kurum Arşivi’nde gerçekleştirilir. Bu hizmeti yerine getirirken, eski malzemelerin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonları, bazı sebeplerden dolayı saklanmasına gerek kalmayan malzemeyi ilgili birimde ayıklama ve imha işlemine tabi tutabilir. Böylece arşivlik malzeme Kurum Arşivine aktarılır.

Ayıklama ve imha komitesi, imha edilecek malzemeleri belirler ve bunları özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarihi ve sıra numarası, imha edileceği yılı göz önünde bulundurarak dosya planına göre sınıflandırır.

İmha listesi, tasnif ve bertaraf komitesinin başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır. 

Reddedilen belge ve materyaller gelecekte ilgili komiteler tarafından gözden geçirilebilir. Kurumun en yüksek makamının onayı ile hazırlanan imha listesi kesinlik kazanır. 

İmha edilecek malzemeler metal parçalardan (iğne, raptiye, tel ve karbon kağıdı gibi) ekstrakte edilir. Kullanılabilir klasör ve dosyalar ayrılır. 

İmha işlemi, komite başkanı ve üyeler tarafından imzalanacak iki tutanak ile tespit edilir. Bu tutanaklardan biri birim, diğeri kurum arşivinde saklanır.  İmha tutanakları 10 yıl boyunca denetime hazır bir şekilde saklanmalıdır.

Sınıflandırma ve imha konusunda kararsız kaldığınız konularda Devlet Arşivleri İdaresi‘nin görüşlerini alabilirsiniz.

Arşiv İmhası Nasıl Yapılır?

Arşiv imha yönetmeliğine göre, imha edilecek malzeme özel bir makine ile parçalanır. Böylelikle başkaları tarafından görülüp okunması imkansız hale getirilir. Daha sonra da kağıt hammaddesi olarak kullanılır.

İmhası kesinlik kazanmış malzemeleri, Başbakanlık kontrolünde Genel Müdürlüğe bağlı Ergazi Atık Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Ünitesi’ne gönderilerek imha işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca, gönderilme ihtimali bulunmayan evrak, başkaları tarafından görülüp okunamayacak şekilde kıyılmak şartı ile satılabildiği gibi kamuya faydası bulunan dernek ya da vakıflara da bağışlanabilecektir.

 

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top