Dijital Arşiv (Sayısal Arşiv) Nedir?

Dijital Arşiv (Sayısal Arşiv) Nedir

Teknoloji çağına ayak uydurabilmek için bütün işletmelerin bilmesi gereken en önemli şey dijitalleşmedir. Eskiden basılı olarak kullanılan ve saklanan belgelerin artık daha güvenli bir platforma taşınması sürecini ele alan dijital arşiv, hemen hemen tüm firmaların uyguladığı gerekli bir sistemdir. Peki, dijital arşiv nedir, firmanıza ne gibi avantajlar sağlar ve ne kazandırır? İşte dijital bir diğer adıyla sayısal arşiv hakkında bilmeniz gereken her şey;

Dijital Arşiv (Sayısal Arşiv) Nedir?

En kısa tanımıyla dijital arşiv, kağıda basılmış belgelerin elektronik yani dijital ortama aktarılması için taranarak hızlı, güvenli ve rahat bir şekilde yönetilmesi sistemine verilen isimdir. Daha uzun ve detaylı bir şekilde açıklamak gerekirse de; çeşitli belgeleri (raporlar, formlar, belgeler, mektuplar, sözleşmeler, faturalar, fakslar, fotoğraflar, kayıtlar ve videolar gibi) dijitalleştirmek (sayısallaştırmak) için özel veri iletim ekipmanı ve tarayıcı ekipmanı kullanarak gerekli belgeleri kullanmaktır, diyebiliriz.

Dijital Arşivleme Ne Kazandırır?

Dijital arşivleme ile beraber fiziksel arşivdeki belgeler sunucuda saklanacak, şirket ve kuruluşlar zamandan ve mali zorluklardan tasarruf edecektir. Aynı zamanda, bir felaket durumunda zarar görmeyeceklerinden emin olmak için dijital dosyaları zaman zaman kurtarma amacıyla, farklı yerlerde oluşturulan sistemlere aktarabilir, maddi ve manevi kayıpları önleyebilirsiniz.

Dijital Arşivleme Fiyatları, Maliyetleri

Proje maliyeti, dijitalleştirilecek (sayısallaştırılacak) belgenin saklandığı ortam, tozlu, nemli, ataş, zımba veya saydam dokümanların kullanılıp kullanılmadığı, taranacak alanın özellikleri ve şirketin yeri gibi birçok kriter değerlendirilerek belirlenir. Belirli bir sayfa başı maliyeti düşünmek mümkün değildir.

Dijital arşivleme işlemi deneyimli bir şirket tarafından doğru yazılım ve uygun ekipman kullanılarak gerçekleştirilirse, dijital arşivleme işleminin uygun maliyeti şirket personeli tarafından gerçekleştirilen arşivleme işleminden % 75 daha avantajlıdır. Bu nedenle, bir servis sağlayıcı seçerken kullanmak istediğiniz firmanın ekipmanlarını, yazılımlarını ve deneyimlerini değerlendirerek maliyetleri önleyebilirsiniz.

Dijital Arşivlemenin Avantajları

  • Gerekli bilgi, belge ya da belgelere doğru ve anında erişim sağlamak için hemen kullanılabilir veya tarama yapmadan iletilebilir olması.
  • Dijital arşivlerdeki belgelere VPN veya Web Tabanlı Doküman Yönetim sistemi aracılığıyla ofis içinden ve dışından erişim sağlanabilmesi.
  • Dijital belgeleri gruplandırarak ve yetkilendirerek bunların yanlışlıkla silinmesinin önlenmesi ile belgeleri yetkisiz çalışanlardan ya da diğer yetkisiz kişilerden korunabilmesi.
  • Saklanması gerekmeyen dijital olarak arşivlenmiş belgeleri yok ederek yerden tasarruf etme.
  • Fiziksel ofis hareketi durumunda, belge arşivleme için herhangi bir taşınma ücreti olmaması.
  • Dijital arşivin felaket kurtarma planını buluta veya diğer konumlara ekleyerek, doğal afetlerde (yangın, sel, deprem veya diğer olaylar) veri kaybını önleme.
  • Birden fazla çalışanın aynı belgeye aynı anda erişebilmesi ve bu nedenle de ekip çalışmasına uygun olması.

Dijital arşiv hakkında gerekli bilgiler bu kadardı. “Dijital Arşivin Avantajları Nelerdir?” yazısına buradan, “Dijital Arşiv Sisteminde Dikkat Edilmesi Gerekenler” yazısına buradan ulaşabilirsiniz.

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top