Dijital Arşiv Sisteminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dijital Arşiv Sisteminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bu yazımızda dijital arşiv sisteminde izlenecek olan yol ve yöntemler nelerdir, dijital arşiv konusunda nelere dikkat edilmelidir gibi konular üzerinde duracağız. İşte dijital arşiv sistemi hakkındaki tüm detaylar…

Birçok kurum elektronik belge ve yönetim sistemlerini aktif olarak kullanıyor ve belgelerini dijital ortamda üretme, gönderme ve arşivleme konusunda hızla yol almaya başladı.Bunun en önemli nedenlerinden biri elektronik belge ve yönetim sistemlerinin yaygınlaşmaya başlamasıyla firmaların hafızasını oluşturan arşiv belgelerinin daha çok ihmal edilmeye başlandığı anlaşılması.

Kurumsal hafızanın kollektifliğinin sağlanması açısından kurumların geriye dönük olarak arşiv belgelerini dijital ortama taşıması ve elektronik belge ve yönetim sistemlerinde ürettikleri e-belgeleri firmaya özgü halde geliştirecekleri dijital arşiv sisteminde birleştirmeleri oldukça fazla önem taşımaktadır. 

E-Arşiv Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar Nelerdir?

Dijital arşiv sisteminde dikkat edilmesi gereken unsurlar şu şekildedir;

  • Belge türleri mutlaka belirlenmeli (proje dosyaları, özlük dosyaları) ve bununla birlikte hangi belgelerin dijitalleştirileceğine karar verilmelidir.
  • Belge bütünlüğü korunup ona göre dijitalleştirme işlemi yapılmalıdır. 
  • Belge yönetimi ve arşivcilik, dijitalleştirme, elektronik belge ve yönetim sistemleri (EBYS), e-arşiv vb. konularda literatür taraması gerçekleştirilmeli, ulusal ve ulaslararası standartlar incelenmeli, hukuk kurallarına uyulmalı (anayasa, tüzük, kanun, yönetmelik) ve son olarak kurumun yapısına benzer kurumlar başta olmak üzere diğer kurumların yaptığı çalışmalar mutlaka incelenmelidir. 
  • Kurumda dijitalleştirme ve e-arşivleme çalışmalarının kurumsallaştırılması ve sürdürülebilirliğin sağlanması adına kurumlarda ayrı birimler oluşturulmalı ve konuyla alakalı uzman personellerle çalışılmalıdır. 
  • Geriye dönük belgelerin dijitalleştirilmesinde kullanılacak olan uygun tarayıcılar belirlenmelidir.
  • Kurumun stratejik plan ve programı içerisinde kesinlikle e-arşivlemeye ve dijitalleştirmeye yer verilmelidir. 
  • Kurum içerisinde kullanılan elektronik belge ve yönetim sistemini geliştiren, sürdürülebilir hale getiren ve kurumsallaştıran ekibin kesinlikle e-arşiv ve dijitalleştirme çalışmalarında yer alması gerekmektedir. 
  • E-arşiv ve dijitalleştirme çalışmaları kuruma özgü şekilde geliştirilmeli ve devam ettirilmelidir. 
  • Belge yönetimi ve arşivcilik yöntemlerine göre kurumlarda kurumsal hafızayı oluşturan arşiv belgeleri dijitalleştirme ve tespit süreçleri belirlenip e-arşiv stratejisi tasarlanmalıdır. 
  • Kurum içerisinde mutlaka arşiv sistemi ve belge yönetimi incelenmeli ve analiz yapılmalıdır.
  • Kılavuz ve dokümanlar oluşturulmalıdır.
  • Arşiv belgelerinin ve belge türlerinin belirlenmesine ilişkin analiz ve tespitler gerçekleştirilmelidir.
  • E-arşivleme, elektronik bilgi ve yönetim sistemlerinde farklı bir modül veya elektronik bilgi ve yönetim sistemi ile ilgili ayrı bir yazılım geliştirilebilir. Burada hassasiyet gösterilmesi gereken şey ise arşivlemenin bağımsız bir veritabanı içerisinde oluşturulmasıdır. Elektronik bilgi ve yönetim sistemi ile aynı veritabanında oluşturulursa eğer veri yığılması yaşanabilir ve sistem ağır çalışabilir.
  • Kurumlarda e-arşiv ve dijitalleştirme sürecinin sürdürülebilir bir şekilde yönetilebilir olması için geçiş sürecinin tanımlanması, sürecin yönetimi ve sürdürülebilirliği için yol haritası ortaya konulması gerekmektedir. 
  • E-arşivleme ve dijitalleşme sistemi ile birlikte birimlerin fiziksel de belge tutmaları ve bu belgelere ihtiyaç duymaları zaman içerisinde azalmaya başlayacaktır. Bundan ötürü birimler içerisinde arşiv belgelerin yok olma ve zarar görme ihtimaline karşı kurumun tüm arşiv belgelerinin tasnif edilmesi ve belgelerin tek bir arşiv içerisinde toplanması gerekmektedir. Arşiv belge tasnif çalışması yapılarak uzun süre saklanabilecek arşiv mekanlarından tutulmalıdır.

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top