Dijital Arşiv Sistemine Geçmek İçin 10 Neden

Dijital Arşiv Sistemine Geçmek İçin 10 Neden

Dijital arşivleme yöntemleri, tozlu rafları, atık kağıtları, kayıpları ve diğer birçok olumsuzluğu ortadan kaldırabilme imkanına sahiptir. Üstelik belgeleri taramak ve dijitalleştirmek, herkesin çalışması için büyük kolaylık da sağlar. Bu yöntemin ayrıcalığını bilen herkes dijital dosyalama sistemine geçerek işlerini hızlandırıyor. İşte sizinde hemen dijital arşiv sistemine geçmenize neden olacak 10 neden! 

1. Belgelerin Yıpranmasını Önleme

Önemli dosyalarınız zamanla yıpranabilir, zarar görebilir ve hatta tamamen yok olabilir. Bazı belgeler söz konusu olduğunda garantici olmak ve tedbirli davranmak da bu nedenle oldukça önemlidir. Dijital arşivleme sistemi sayesinde tüm bu sorunları önleyebilir ve belgelerinizi kolayca koruyabilirsiniz.

2. Yer Kaybını Önleme

Karmaşık ve yorucu fiziksel arşivlere veda edin. Çünkü dijital arşivler yerden tasarruf ederek, alanınızı daha nefes alabilir hale getirmeyi amaçlar. Dijital arşivle belgeleriniz güvenli bir şekilde korunurken, siz de fiziksel belgeleriniz için ayırdığınız o ofis alanını farklı fikirler için kullanmaya başlayabilirsiniz.

3. Maliyetleri Düşürme

İşgücü potansiyelinizi arttırmaya ve maliyetleri azaltmaya hazır olun. Dijital arşivlerde yer ve zamandan tasarruf edebileceğiniz için, daha düşük maliyetle daha yüksek verimlilik sağlayabilirsiniz. Dijital arşiv işinizi yürütmeyi kolay ve güvenli hale getirir.

4. Aynı Anda Çoklu Erişim

Bir dosyaya aynı anda kaç kişi erişebilir? Cevap, dijital arşiv ile birden fazla kişi! Çünkü dijital arşiv zaman, yer ve personel sınırlamalarını ortadan kaldırıyor. Aynı dosyaya eş zamanlı olarak her yerden hızlı erişim imkanı sağlıyor. Bunun için sadece dosyaya ulaşmasını istediğiniz kişileri yetkilendirmeniz yeterli. Bu bağlamda, dijital arşivleme yöntemi acil durum çalışmalarını eğitmek için kullanılabilecek çok pratik bir yöntemdir.

5. Araştırma Sürecini Kolaylaştırma

Bu başlığı bir örnek üzerinden anlatalım; diyelim ki sizi rahatsız eden bir kredi iadesi sorunu var ve acilen bir belge bulmanız gerekiyor. Dosyaladığınız belgeler arasında aradığınız belgeyi bulabilmeniz biraz zaman kaybı yataracak ve sorunu çözmenizi geciktirecektir. Oysa dijital arşiv sayesinde aradığınız belgeye çok kısa bir sürede erişme imkanına sahipsiniz. Unutmayın, dijitalleşme çağında dijital arşiv hem zamandan tasarruf etmenizi sağlar, hem de iş verimliliğinizi ve üretkenliğinizi arttırır.

6. Kayıpların Önüne Geçme

Zamanla şirketinizdeki belge sayısı ve belge sayısına bağlı olarak da dosya sayısı artmaya başlar. Dosyalarınızı fiziksel bir ortamda saklamanın zorluğuna ek olarak, hasar ve kayıp riskinin olması da tedirgin edicidir. Öyleki bazen en küçük bir kayıp yıllar süren emeği yok edebilmektedir. Dijital arşivlerde dosya kaybı riski tamamen ortadan kaldırılır ve dosyalar giderek daha fazla kullanılabilir hale gelir.

7. Afetlere Karşı Üstün Koruma

Doğal afet durumlarında (yangın, deprem, sel vb.) en önemli konu elbette yaşamdır. Ancak diğer bir nokta ise dosya kaybı. Dosya kaybı belgelerin önemine göre büyük sorunlara neden olabilir. Benzer şekilde, belgelerin çalınması da doğal afetler gibi risk faktörlerinden biridir. Dijital arşiv sisteminde dosyaların asla zarar görmez ve kaybolmaz.

8. Yetkiye dayalı tarama sistemi

Belgeniz yalnızca kişiye veya kuruma özel olabilir. Başka bir deyişle, yalnızca yetkili personelin belirli doküman ve evrakları işlemesini isteyebilirsiniz. Yetkiye dayalı tarama sistemi ile dijital arşiv sistemi yalnızca belirttiğiniz kişilerin belirttiğiniz bilgilere erişmesine izin verir.

9. Kolay ayırma sistemi

Fiziksel arşivin belki de en sıkıntılı kısmı, sınıflandırma sürecinin zorluklarla dolu olmasıdır. Bu klasik yöntemin kullanılması, belgelerin karıştırılması, kaybedilmesi, zamandan ve emekten tasarruf etmekten alıkoyması gibi risklere sahiptir. Ancak, tüm belgeler dijital arşivlerde sınıflandırmaya uygundur. Dosya etkileşimi yoktur, bu nedenle işinizde ve iş akışında hataye yer olmaz.

10. Masraflardan kurtulma

Fiziksel arşivlerin size maliyeti ne olacak? Kağıt maliyeti, ek personel maliyeti, zaman kaybı, verimlilik kaybı, belge kaybı, vb… Dijital arşivleme yöntemi masraflarınızı ortadan kaldırır ve paranızı cebinizde bırakır. Bu nedenle, işinize daha kolay odaklanma fırsatına sahip olacaksınız.

Enfo Bilişim’in dijital arşiv ve sayısallaştırma hizmetleri hakkında bilgi almak isterseniz hemen tıklayın!

 

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top