Dijital Arşivin Avantajları Nelerdir?

Dijital Arşivin Avantajları Nelerdir?

Bu yazımızda dijital arşiv nedir, dijital arşivin avantajları nelerdir gibi konular üzerinde duracağız. İşte dijital arşivin avantajları hakkındaki tüm detaylar…

Dijital Arşiv Nedir?

Kağıdın rafa kalktığı ve konforun süre geldiği bir dönemde yaşıyoruz. Bu nedenle artık arşiv konusundaki yenilikleri ve yaşanan gelişmeleri de yakından takip etmeli, hatta içinde yer almalıyız.

Dijital arşiv modernleşmenin dinamiklerini teknolojinin hamuruyla yoğurarak bir araya getiren önemli bir uygulamadır. Bulunduğunuz sektörün ihtiyaçları tek tek analiz edilerek oluşturulan dijital arşiv sistemi, hızı ve kolay erişebilirliği sayesinde iş hayatınıza ciddi manada katkı sağlamaktadır. Sistemde istediğiniz belgeye istediğiniz an rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Modern dünyanın dijital sekreteri olarak tanımlanan dijital arşiv tüm bilgi ve belgelerinizi güvenli bir şekilde korur ve size de sadece bu kolaylığın keyfini sürmek kalır.

Dijital Arşivin Avantajları

Dijital arşivin avantajları şu şekildedir;

  • İhtiyaç duyulan belge ve dokümana hızlı ve kolay bir şekilde erişilebiliyor olması,
  • Belge ve doküman içerisinde oluşturulacak yetkilendirme işleminin sadece ilgili olan kişiler tarafından görülüyor olması,
  • Bir doküman ve belge içerisinde aynı anda birden fazla kişinin çalışabiliyor olması,
  • Dijital arşive zaman ve mekan fark etmeksizin her zaman her yerden ulaşılabiliyor olması,
  • Dijitalde saklama maliyetinin düşük olmasından dolayı fiziksel ortamda size yük olan evrakların rahatlıkla imha edilmesi,
  • Yaşanabilecek doğal afet kazası sonrasında fiziksel arşivde yaşanacak olan zararın telafisi olamazken dijitalde bilgi ve belgelerin her zaman güvende olması,
  • İş süreçleri içerisinde doküman ve belgeye göre bağlı olarak yaşanan gereksiz vakit kayıplarının dijital arşiv ile önüne geçilmesi,
  • Her zaman için kaybolma ihtimali bulunan bilgi ve belgelerinizin önüne geçilerek verimliliğin düşmesini engelliyor olması,
  • İş sürecine dışarıdan bir göz olarak bakabilmenizi sağlayıp herhangi bir duruma karşı önceden müdahale edebilme yetisini size kazandırması,
  • Ölçeklendirme, performans ve raporlama gibi konuları kolay bir şekilde halletmesi ve doğru istatistiksel verilerle doğru analizler gerçekleştirerek firmanızın karar mekanizmasını güçlendirebilmesi,
  • Verilerin belli bir sisteme göre düzenleniyor olması ve bundan ötürü de yapılan kullanıcı bazlı aramalarda veri girişi gerçekleştiğinden dokümana hızlı bir şekilde ulaşılabiliyor olunması,
  • Fiziksel belge ve dokümanların kullanımından oluşan yıpranmanın önüne geçmesi ve ihtiyaç duyulabilecek belgeler için kişilerin kendi kullanım kopyalarını oluşturmasına imkan sağlamasıdır. 

Bu avantajların yanı sıra yıl içerisinde harcadığınız kağıt masrafını, sadece bu iş için harcadığınız personel maliyetini, işte sadece bu konudan ötürü düşen veriminizi, önemli ve delil niteliği taşıyan belgelerin kaybolmasından ötürü yaşanan maddi ve manevi zararları ve son olarak yaşadığınız zaman kaybını da düşünebilirsiniz. Sırf bu sebepler nedeniyle bile dijital arşiv tüm firmalar için gerekli değil zorunlu olmalıdır.

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top