Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

Dosyalama, Arşivleme ve Elektronik Belge Yönetimi

Genel hatlarıyla dosyalama ve arşivleme işlemleri ile elektronik belge yönetimini şu şekilde oluşturabiliriz;

Dosyalama İşlemleri

  • Belge nedir?
  • Dosyalamanın amacı nedir?
  • Dosyalama sisteminin özellikleri
  • Dosyalama türleri
  • Dosyalama süreci ve kullanım
  • Standart Dosya Planı

Arşiv İşlemleri

  • Birim ve kurum arşivleri
  • Ayıklama
  • İmha
  • Kurum arşivine devri

Elektronik Belge Yönetimi

Dosyalama işlemleri

Dosyalamanın kurum ve kuruluşlar açısından pek çok önemi bulunur. Bunları en genel hatlarıyla sıralayacak olursak;

  • Dosyalamanın verimliliği artırması,
  • Zaman kayıplarını ve hatta iş kayıplarını engellemesi,
  • Bilgi ve belgelere ulaşım kolaylığı sağlaması,
  • Belgelerin kontrol altında tutulabilmesini kolaylaştırmasına değinebiliriz.

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

1- Dosya ve Dosyalama Nedir?

Dosya: Aynı konu, kimse, dönem, bölge, faaliyet ve birimle ilgili belgeler bütünüdür.

Dosyalama: Kurumsal faaliyetlerin ürünü olan belgeleri içeren dosyaların kalıcı olarak düzenlenmesine yönelik işlemlerdir.

2- Belge Nedir?

Kurum, kuruluş veya şahıs tarafından düzenlenen, kültürel, hukuki ya da idari durumlarda kullanılabilecek ve kanıt niteliği de taşıyan kaydedilmiş her bilgiye belge nedir.

3- Dosyalamanın Amacı Nedir?

  • Dosyalamanın amaçları;
  • Belgelere kısa zamanda erişim sağlamak,
  • Zamandan ve mekandan kazanç sağlamak,
  • İşi kişiye bağımlı olmaktan çıkarıp, sistem temeline dayandırmak,
  • Evrakların zarar görmesini engellemek,
  • Belgelerin iyi bir şekilde muhafaza edilerek saklanmasını sağlamak,
  • Belge karışıklığını gidermek ve düzene sokmak,
  • Arşivleme sisteminin temelini oluşturmaktır.

Dosya Yönetim Sisteminin Seçiminde Dikkate Alınması Gerekenler

  • Hizmetin niteliği ve özelliği (belge fonksiyonları, kullanım şekli ve oranı vb),
  • Güvenli bir biçimde iş akışı sağlanması,
  • Sistemin hızlı çalışabilme kapasitesi,
  • Personelin niteliği, niceliği ve iş yükü.

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

4- Dosyalama Sisteminin Özellikleri Nelerdir?

İyi bir dosyalama sisteminde olması gereken özellikler şunlardır;

  • Basit Olmalı

Dosyalama sistemi basitlik üzerine kurulmalıdır. Herkes tarafından kolay anlaşılabilir olması, belge erişiminin çok daha hızlı ve kolay olmasını sağlar. Dosyalama sisteminde basitlik kavramı zamandan tasarruf edilebilmesi için önemli bir etkendir.

  • Akla Uygun Olmalı

İyi bir dosyalama sistemi oluşturulması için, dosya tanımlarının en iyi şekilde yapılmış ve mantığa uygun şekilde işlenmiş olması gerekir. Kısaca, sistem kolay şekilde kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır ve eksiksiz olmalıdır.

  • Tutarlı Olmalı

Dosya sistemleri kendi içerisinde tutarlı olmalıdır. Aksi durumda karışıklığa ve yanlışlara neden olabilir. Kendi içinde tutarlı dosya sistemleri oluşturabilmek içinse yapılması gereken, ana ve alt grupları belli bir standart uygunluğuna göre dosyalamaktır. Yani ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalı, her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli ve hangi belgenin nereye konulacağı kolaylıkla yapılabilmelidir.

  • Kullanışlılık Sağlamalı

İyi bir dosyalama sistemi oluşturabilmek için yapılması gereken bir diğer etken, kullanışlılıktır. Dosyalama yapılacak kurum ya da kuruluşa tam anlamıyla hizmet etmesi gereken bir yapı oluşturulmalıdır. Bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun ihtiyacını en uygun şekilde karşılayan sistemdir.

  • Transfer Kolaylığı Sağlamalı

Dosyalama sisteminin özelliklerinden bir diğeri, transfer kolaylığı sağlayacak bir sistem oluşturulmasıdır. Bu sisteme göre bir dosyayı inceleyen kişi, bu dosyayı bir başkasına veya arşive devredebilmelidir. Dosyalama sistemi bilgilerin veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir.

  • Ekonomik Olmalı

Dosyalama sisteminin en iyi şekilde yapılabilmesi zamandan ve paradan tasarruf sağlamasıyla da doğru orantılıdır. Dosyalama sistemi, en az emek, en az maliyet ve en az yer (alan, hacim) gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en uygun olan malzeme kullanılmalıdır.

5- Dosyalama Yöntemleri

  • Alfabetik dosyalama sistemi
  • Kronolojik dosyalama sistemi
  • Bölgesel dosyalama sistemi
  • Numaralı dosyalama sistemi
  • Konu kapsamına göre dosyalama sistemi

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

6- Dosyalama Süreci ve Kullanımı

Dosyalama sürecinde şu adımlar izlenmelidir:

  • Fihrist Hazırlanması Süreci

Dosya düzenlenmesinde belgelerin ayrılması ve hangi dosyaya konulması gerektiği konusunda yardımcı olan Fihrist, özellikle dosya sayısının fazla olduğu şirketlerde mutlaka tercih edilmelidir.

  • Dosya Açma İşlemi

Belgeleri saklamak için kullanılan dosyalar, yaklaşık olarak 100 belgeyi alabilecek tasarıma sahiptir. Bu nedenle yeni dosya açılması için eski dosyanın dolmuş olmasına dikkat edilmelidir. Dosya sayısını minimumda tutmak zamandan tasarruf etmek ve aranılan belgeye ulaşmayı kolaylaştırmak açısından önemlidir.

  • Dosyaların Kodlanması İşlemi

Kontrolü sağlanan belge ve evrakların hangi dosyaya konulacağı belirlenirken kodlardan yardım alınır.

  • Belgenin Dosya İle Verilmesi

Dosya içerisindeki bir belge kontrol edilmek istenildiği zaman yapılması gereken şey, belgenin dosyadan çıkarılarak verilmesi yerine dosya ile teslim edilmesidir. Kontrol aşaması bittikten sonra ise dosya tekrar teslim edilir. Böylece dosyadan çıkarılmayan belgenin kaybolma ihtimalinin de önüne geçilmiş olunur.

  • Verilen Dosyanın Takibi

Belge kontrolü için ödünç alınan dosyanın geri verilmesinin takip edilmesi sürecini kapsar. Bu süreci takip eden kişi dosyalama görevini yürüten kişidir.

  • Dosya Kontrolünün Sağlanması

Dosya kontrol işlemleri, ödünç alınan dosyalar teslim alındıktan sonraki kontrol sürecini kapsar. Teslim edilen dosyada herhangi bir değişiklik olup olmadığına bakılır.

  • Dosyaların Saklanması Süreci

Bu süreç dosyalama sisteminin son aşamasını konu alır. Uygun ortamda, uygun koşullar ile saklanan dosyalar doğru şekilde muhafaza edilir.

7- Standart Dosya Planı

Dosya planı, kurum ve kuruluşların yaptığı iş ve işlemler neticesinde ortaya çıkan belgelerin, dosyalanma sürecinin sistemli bir şekilde yapılmasını sağlamak için hazırlanmış konu ve de konu numaraları envanterine verilen isimdir.

2005/7 Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planına buradan ulaşabilirsiniz.

Arşiv İşlemleri

Hukuki, kültürel ya da bir nedenle saklanması gereken belge ve dökümanların bulundurulduğu yere arşiv denir. Arşiv işlemleri ise arşivlik malzemelerin tespit edilmesi, saklanması ve herhangi bir kayba uğramaması sürecini ele alır.

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri

1- Birim ve Kurum Arşivleri

Birim Arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetlerinden ortaya çıkan ve güncelliğini kaybetmeyerek aktifliğini koruyan, günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemelerin belli bir süre saklandığı arşive verilen isimdir.

Kurum Arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez alanında bulunan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemelerin, uzun süreli saklandığı merkezî arşivlere verilen isimdir.

2- Ayıklama

Arşiv malzemesi ve ilerleyen zamanlarda arşiv malzemesi olabilecek arşivlik malzemeler ile hukuki değerini kaybetmiş ve artık herhangi bir delil olma vasfı bulunmayan malzemelerin birbirinden ayrılması işlemine ayıklama denir. Ayıklama işlemi, gerekli olan malzemeler ile saklanması gerekmeyen malzemelerin tespiti için gereklidir.

3- Arşivlik Malzeme ve Dosya İmha

Ayıklama sonucunca kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemelerin imha edilmesi sürecidir. İmha işlemi yapılırken yönetmelikte bulunan usul ve esaslar göz önünde bulundurulmalıdır.

4- Kurum Arşivine Devir

Arşiv malzemelerinin belli bir süre saklandığı birim arşivinden yukarıda bahsetmiştik. Bu birim arşivde bulunan ve saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemeler, gerekli kontrolleri yapıldıktan sonra uygun olanlar kurum arşivine devredilir. Arşivlik malzemelerin kurum arşivine devrinden sonraki saklama süreleri 10 ile 14 yıl arasındadır.

Fiziksel Arşiv Hizmetleri hakkında detaylı bilgi edinmek için tıklayın!

Elektronik Belge Yönetimi

Elektronik belge yönetimi, belgelerin elektronik ortamda hazırlanmasını, işlenmesi, erişilmesini ve saklanmasını sağlayan sisteme verilen isimdir. Elektronik belge yönetim sistemi, saklanması gereken belgelerin ayıklanması, bu belgelerin içeriklerinin, formatının ve özelliklerinin korunması ve imha süresine kadar yönetiminin sağlanması sistemidir.

Bir cevap yazın

Your email address will not be published.

Ücretsiz Keşif ve Fizibilite İçin

Hemen Arayın

top