Fiziksel Arşiv Düzenleme
Kurumların bünyesinde bulunan arşivlik malzemenin tespiti için fizibilite çalışmalarının yapılarak;
- Envanterinin çıkarılması, saklama planı ve standart dosya planının hazırlanması,
- Kurumlara ait dosya ve evrakların tasnif ve ayıklama işlemleri,
- Kurumlara ait dosya ve evrakların nitelenmesi,
- Kurumlara ait dosyaların etiketlenmesi,
- Kurumlara ait dosyaların kutulanması, adreslendirilmesi,
- Kurumlara ait dosyaların kutuların adres bilgilerinin Arşiv Sistemine girilmesi.
Dijital Arşiv
Evrakların Taramaya Hazırlanması
Dijital Arşiv Sistemi dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanmasıdır.
Dijitalleştirme Aşamaları
Zımba, ataş gibi makinelere zarar verecek malzemeler temizlenir, taranmayacak evraklar ayrıştırılır ve taranacak evraklar tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzeltilir.
Tarama
Düzenleme işleminden sonra evraklar doküman tarayıcılar ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.
Görüntü İyileştirme
Bu aşamada sayısallaştırılan görüntülerin kalitesini arttıran algoritmalar uygulanır.
İndeksleme
Evraklara erişim için evrak türü, evrak numarası, evrak tarihi, evrak sayısı, evrakın ait olduğu dosya gibi bilgiler alınır.
Kontrol İşlemi
Belgelerin taranması ve indekslenmesinde yapılan işin eksiksiz olmasına özen gösterilmelidir. Belgeye erişimin temel dayanağı bilginin doğru girilmesidir. Günlük kontrollerle eksik işler takip edilmeli ve işin her aşamasında kalite kontrolü yapılmalıdır.
Dijital Arşivlemenin Faydaları
- Evraklara ulaşım süresi minimuma iner,
- İşgücü ve zamandan tasarruf sağlanır,
- Evrakların aslına ulaşmaya gerek kalmaz ve belge yıpranmaları önlenir,
- Bu sistem ile, varlığını bile unuttuğunuz belgelerin gün ışığına çıkarılması çok az kısa bir sürede gerçekleşir,
- Aynı belgeye aynı anda birden çok kişinin erişim imkanı sağlanır,
- Bilginin paylaşımı ve kurumsal verimlilik artar.
Enfodoc Arşiv Yönetim Sistemi
Enfodoc AYS ile dosya ve belgelerinizi fiziksel ve dijital olarak yönetebilirsiniz.
Enfodoc Kullanıcı dostudur.
Son kullanıcının dosyalara, belgelere kolay bir şekilde erişimini sağlar.
Enfodoc tüm özellikleri ile arşiv ve belge yönetimini kolaylaştırır.
- Enfodoc Veri tabanı üzerinde çalışmaktadır.. (MSSOL, vb.)
- Enfodoc’un yönetici ara yüzü web tabanlı mimaride çalışabilir yapıdadır.
- Enfodoc’un kendine özel sorgu alt yapısı vardır.
- Enfodoc Windows İşletim sistemlerinde sorunsuz olarak çalışmaktadır.
- Enfodoc içerisinde Türkçe OCR motoru desteği vardır.
- Enfodoc içerisinde belge yönünü değiştirme özelliği vardır.
- Enfodoc LDAP ve Active Directory Sunucuları ile tam uyumludur.
- Enfodoc, taranan her bir belge için, tarayıcının özelliklerinden bağımsız olarak, eğrilik düzeltme, beyaz kenarlıkları kaldırma, siyah kenarları kaldırma, parazit temizleme, boş sayfa algılama fonksiyonları vardır.
- Enfodoc içerisinde 1D ve QR barkodlar algılanabilmekte ve barkod içeriğinde bilgi tarama anında sisteme otomatik olarak aktarabilmektedir.
- Enfodoc, artan güncel ihtiyaçlar doğrultusunda yetkili kullanıcılar tarafından çalışma anında yapılacak tasarım ve diğer çalışmalarla geliştirilebilir, güncellenebilir ve genişleyebilir özelliktedir.
- Enfodoc içerisinde yapılacak dosya ekleme, güncelleme, değiştirme, silme ve yetkilendirme işlemleri yetki dâhilindeki kullanıcılar tarafından, programlama bilgisi gerektirmeden yapılabilmektedir.
- Enfodoc, çalışma anında farklı belge sınıfları tanımlamaya imkân vermekte, tanımlanan evrak tiplerinin veri tabanı alanları farklılık gösterebilmekte ve birim, rol, kullanıcı bazında yetkilendirilebilmektedir.
- Enfodoc, evrak bazlı yetkilendirmeyi desteklemektedir. Bu yetkiler; arama sonuçlarında, listeleme, görüntüleme, üzerinde değişiklik yapma, belgeyi aktif/pasif yapma gibi temel güvenlik kriterlerini içermektedir.
- Son kullanıcılar, sistem yöneticisinin belirlediği ve yetkilendirdiği doğrultuda tanımlanan her bir evrak tipi için farklı sorgu ve kayıt ekranlarına sahip olabilmektedir, bu ekranlar, yetkili kullanıcılar tarafından görsel bir tasarım aracı ile tasarlanabilmekte ve belge sınıfı bazında birim, rol ve kullanıcıya göre farklılıklar gösterebilmektedir.
- Son kullanıcılar, görmeye yetkili oldukları belge arama sayfasında, yetkileri çerçevesinde, sorgu sonuç listelerini özelleştirebilmektedir.
- Dijital arşiv sistemine eklenen hiçbir belgenin orijinali üzerinde değişiklik yapılamamaktadır.
- Sorgulama sonucu bulunan belgenin tarihçesi görüntülenebilmektedir.
- Kullanıcıların ekledikleri belgelerin hiyerarşik olarak üst yöneticileri tarafından görüntülenmesi yetkisi, sistem yöneticileri tarafından belirlenebilmektedir.
- Seçilen bir belgeye ek belge kaydetme özelliği bulunmaktadır. İstenildiği takdirde ek olarak kaydedilen belgeler yazılım tarafından görüntülenebilmektedir.
- Uygulama belgeye kolay erişimi sağlayacak yapıdadır. Belgelere, indeks bilgilerinden arama, içerik arama (Full Text), indeks içerik arama ve mantıksal operatörler (ve, veya, yakınında vs.) yardımıyla gelişmiş arama gibi farklı arama yöntemleriyle erişilebilmektedir.
- Belgeler yetkisi olan kullanıcılar tarafından, elektronik posta ile gönderilebilmektedir.
- Kullanıcılar gerektiğinde uygulama üzerinden mesajlaşabilmektedir.
- İntranet ve İnternet Yapıları üzerinden sürekli erişim imkanı bulunmaktadır.
- FTP altyapısıyla çalışabilmektedir.
- Fiziki ortamda oluşturulan dosya planı yapısına göre uygulama üzerinde de sınırsız sayıda birim ve seri belirlenebilmekte her bir seri için veri tablosu oluşturulabilmektedir. Oluşturulan veri tablolarında alan tiplerinin nasıl olacağı belirlenebilmekte, sınırsız sayıda alan oluşturulabilmektedir.
- Ödünç işlemlerinde fiziki ortamdaki dosya, dosyayı alan kişiye zimmetlenebilir, gerektiğinde o kişi de kurum içinde başka bir kullanıcıya o dosyayı uygulama üzerinden zimmetleyebilir, bu şekilde bir dosya sınırsız sayıda zimmetlenebilir ve dosyanın en son kimde ve nerede olduğu takip edilebilir.
- Kullanıcılar yetkileri dahilinde uygulama üzerinde birimleri ve dosya serilerini görebilmekte, bu serilerdeki dataları listeleyebilmektedir.
- Enfodoc TWAIN ara yüzü olan tüm tarayıcılarla sorunsuz olarak çalışabilmektedir.
- Arama yaparken “ve’, 'veya’ gibi kriterler ile sınırlama yapılabilmektedir.
- Kullanıcı arama sonucunda belgenin görüntüsüne, dosya üst bilgilerine ve evrak üst bilgilerine ulaşabilmektedir.
- Kullanıcı, arama sonucunda ulaştığı çok sayfalı görüntülerin tüm sayfalarını teker teker görebilmektedir.
- Eğer yetki verildi ise kullanıcı, görüntülediği evrakı yazıcı çıktısı olarak alabilmektedir.
