Belge Yönetiminde İleri Adımlar En İyi Arşiv Yönetim Sistemleri ve Uygulamaları
Arşiv yönetimi, sistemi tüm uygulamanın bakımı ve kullanımı ile ilgili yönetim alanıdır.
- Ana Sayfa
- Belge Yönetiminde İleri Adımlar En İyi Arşiv Yönetim Sistemleri ve Uygulamaları
- Enfo Bilişim Editör Ekibi
- 4 Ocak 2022
- 6
Arşiv Yönetim Sistemi Nedir?
Arşiv yönetimi, sistemi tüm uygulamanın bakımı ve kullanımı ile ilgili yönetim alanıdır. Bir kuruluştan arşiv deposuna transfer edildikten sonra kayıtların elde edilmesi, bakımı, düzenlenmesi, tanımlanması ve geri alınması ile ilgilidir.
Arşiv yönetim sistemi; “ kayıtlar biçiminde ticari faaliyetler ve işlemlerle ilgili kanıtları ve bilgileri toplama ve muhafaza etme süreçleri de dahil olmak üzere, kayıtların oluşturulması, alınması, bakımı, kullanımı ve elden çıkarılmasının etkin ve sistematik kontrolünden sorumludur ”.
Bir dizi arşiv, ön bulgu yardımcıları oluşturmak için Microsoft Word, WordPerfect veya Open Office gibi kelime işlem yazılımlarını kullanır veya kullanmıştır. Bazı durumlarda, kuruluşlar standart arşiv bilgilerini girmeyi kolaylaştıran şablonlar oluşturmuştur.
Arşiv Yönetim Sistemi
Arşivlere esnek erişim ve yönetim, arşivlerini dışarıdan temin etmek isteyen müşteriler için önemli bir başarı faktörüdür. Arşiv yönetim sistemi, belgelerinizin kontrolünün tamamen sizde kalmasını sağlar. İstediğiniz zaman kişisel bir şifre kullanarak giriş yapabilir ve ifadeleri görüntüleyebilirsiniz; dosyalarınıza erişebilen kullanıcıları kontrol edin; belgelerinize kimin, ne zaman ve ne sıklıkla eriştiğini kontrol edin; ve belgelerinizi nasıl ele alacağımızı planlayın.
Depolama tesislerinde eşlik eden bir yerinde tarama motorları bulunur. Bu nedenle isteğe bağlı olarak tarama hizmetine erişim sağlayabilirsiniz. Bir belgeyi hızlı bir şekilde almak istiyorsanız, 2 saat içinde tarayabilir ve masaüstünüze gönderebiliriz. Bu durumda siparişinizi aynı yönetim sürecinde gerçekleştirebilirsiniz, bu belgelerinizi almanın hızlı ve verimli bir yoludur.
Ayrıca belgeleri sizin için imha edebilir; sadece parçalamak istediğiniz belgeyi işaretleyin ve parmağınızı bile kıpırdatmadan güvenli bir şekilde imha tamamlanmış olacaktır.
Arşivleme, artık aktif olarak kullanılmayan dosyaları uzun süreli saklama için ayrı bir depolama cihazına taşıma işlemidir. Arşivlenen dosyalar kuruluş için hala önemlidir ve ileride başvurmak için gerekli olabilir veya mevzuata uygunluk için saklanmalıdır. Dosyaların kolayca bulunabilmesi ve alınabilmesi için arşivler indekslenmeli ve aranabilir olmalıdır. Çok fazla eski bilgiyi çevrimiçi olarak kullanılabilir durumda tutmak, daha yeni bilgiler için daha iyi kullanılabilecek değerli depolamayı tüketir, aranan evrak yerine alakasız arama sonuçlarının sayısını artırır ve içeriğin korunması, taşınması ve yeniden sınıflandırılması için gereken çabayı artırır.
-
En Çok Okunan Yazılar
- Hukuki ve Mali Zorunluluklara Uygun Evrak Saklama Süreleri
- Evrak Saklama Süreleri
- Arşiv Nedir ?
- Evrak Saklama Süreleri Hangi Belgeleri Ne Kadar Süreyle Saklamalısınız?
- AYS (Arşiv Yönetim Sistemi)
- Evrak Saklama Süreleri
- Arşiv Düzenleme Nasıl Yapılır
- Arşiv Saklama Planı
- Belge Yönetiminde En İyi Uygulamalar Arşiv Saklama Süreleri ve Stratejileri
- Dijital ve Fiziksel Dünya Arasında Dosya Saklama Yöntemleri
-
En Son Eklenen Yazılar
- Arşiv Yönetiminin Önemi Veri Güvenliği ve Bilgi Saklama Stratejileri
- Özel Arşiv ile Dijital Dünyada Nasıl Güvende Kalabilirsiniz?
- Dijital Yazılım Sistemleri Türleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ve Eğitim Personel Yetkinliğini Artırmak İçin En İyi Yaklaşımlar
- Arşiv Depolama Maliyetleri Verimlilik ve Tasarruf İçin Maliyet Etkin Çözümler
- Arşiv Yönetimi Stratejileri Verimlilik ve Güvenlik İçin En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Seçim Kriterleri ve En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Zamandan Tasarruf Etmenin Sırrı
- İşletmeler için Evrak Saklama Süreleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ile İşletmenizi Güçlendirin