- Enfo Bilişim Editör Ekibi
- 15 Şubat 2022
- 5
Standart Dosya Planlama
Kurum ve kuruluşların bünyesinde barındırdıkları tüm evrak, makbuz ve belgelerin dijital olarak sınıflandırılması ve saklanması adına kullanılan bir dijital dosya dolabını niteler. Kullanılan bu sistem arşivlenen verilerin en net şekilde erişimine ve saklanmasına imkân sunar.
Neden Standart Dosya Planlama
Belgelerin belirli bir kural çerçevesinde saklanması ve yeniden düzenlenebilme imkânının bulunması adına standart dosya planlama ekonomik bir çözüm özelliğindeki sistemler bütünüdür. Oluşturulan her dosyalama planı kapsamına şeffaflık ve bağımsızlık en önemli kriter olmalıdır. Dijital ortamdaki belgelerin etkin şekilde yönetilmesi ve tanıtılması için güncelliği ile ön planda olan dosya planı olmazsa olmazdır.
Amacı ve yapısı doğrultusunda kurumların büyük ölçüde işini kolaylaştıran standart dosya planlama, avantajları ile kurum ve kuruluşların günümüzde yaygın bir şekilde tercih ettiği sistemler arasında yer alıyor.
Standart Dosya Planlamanın Avantajları Nelerdir?
Mevcut düzen içerisinde oluşturulan dosya planlama sayesinde belgelere ulaşmak ve üzerinde araştırmak yapmak daha kolaydır. Aynı kategoride yer alan belgelerin standart numaralandırılması ile hızlı erişim ve zamandan tasarruf etmek mümkündür. Belli bir sistem kapsamında sınıflandırılan belgelerin arşivlendirme süreçleri de daha pratik olur.
Kuruluşların her daim güncelliğine ve içeriğine ihtiyaç duyabilecekleri bilgilerin sistemli olarak dijital ortamda dosyalanması ve numaralandırılması mevcut iş gücünün de azalmasına yardımcı olur.
Standart Dosya Planlamanın Yapısı Nasıldır?
Oluşturulan standart dosyalama planı süreci sonrasında belirlenen görevler doğrultusunda genel yapı gruplar halindedir. Hiyerarşik düzendeki sistemin yapısına bağlı olarak 5 temel grup vardır. Ana ve üst gruplar başta olmak üzere; gruplar, alt gruplar ve dosya planlama pozisyonları şeklindedir.
Dijitalleşmenin getirileri ile birlikte kurum ve kuruluşların daha düzenli ve verimli çalışma ortamlarına olan ihtiyaçlarını karşılayan standart dosya planlama sürekli değişen ve gelişen süreçlere direnç gösterebilmeyi mümkün kılıyor.
Her bir dosyanın saklama ve sona erme sürelerinin netleştirilmesi yine bu sistem ile daha kolaydır. İdari anlamda daha az gayret ile daha çok iş amacını taşıyan bu sistem hakkında detaylı bilgi almak ve mevcut hizmetlerimizden yararlanmak için / adresini ziyaret edebilirsiniz.
-
En Çok Okunan Yazılar
- Hukuki ve Mali Zorunluluklara Uygun Evrak Saklama Süreleri
- Evrak Saklama Süreleri
- Arşiv Nedir ?
- Evrak Saklama Süreleri Hangi Belgeleri Ne Kadar Süreyle Saklamalısınız?
- AYS (Arşiv Yönetim Sistemi)
- Evrak Saklama Süreleri
- Arşiv Düzenleme Nasıl Yapılır
- Belge Yönetiminde En İyi Uygulamalar Arşiv Saklama Süreleri ve Stratejileri
- Arşiv Saklama Planı
- Dijital ve Fiziksel Dünya Arasında Dosya Saklama Yöntemleri
-
En Son Eklenen Yazılar
- Arşiv Yönetiminin Önemi Veri Güvenliği ve Bilgi Saklama Stratejileri
- Özel Arşiv ile Dijital Dünyada Nasıl Güvende Kalabilirsiniz?
- Dijital Yazılım Sistemleri Türleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ve Eğitim Personel Yetkinliğini Artırmak İçin En İyi Yaklaşımlar
- Arşiv Depolama Maliyetleri Verimlilik ve Tasarruf İçin Maliyet Etkin Çözümler
- Arşiv Yönetimi Stratejileri Verimlilik ve Güvenlik İçin En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Seçim Kriterleri ve En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Zamandan Tasarruf Etmenin Sırrı
- İşletmeler için Evrak Saklama Süreleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ile İşletmenizi Güçlendirin