- Enfo Bilişim Editör Ekibi
- 8 Ağustos 2022
- 0
Standart Dosya Planlama
Standart dosya planlama özel ve kamusal tüm kurumların, şirketlerin muhafaza etmekle yükümlü olduğu belgelerin belli sınıflandırmayla dijital ortamda depolanmasıdır. Kurum ve şirketler, yasal zorunluluk ya da tamamen yönetim prensibi olarak belgeleri saklar. Fatura, sözleşme, anlaşma başta olmak üzere yüzlerce belge her gün şirketler tarafından oluşturulur. Bu belgelerin fiziki varlıklarını korumak zahmetli ve maliyetlidir. Üstelik kurum içerisindeki işleyişi yavaştır; belge lazım olduğunda arşive gidip gelmek ya da personelin belgeyi bulup getirmesini beklemek zaman kaybıdır, işlevsizdir. Standart dosya planlama dijitalleşen dünyaya ayak uydurur, belgelerin dijital ortamda sınıflandırılarak arşivlenmesini sağlar. Enfo Bilişim, geliştirdiği özel yazılımla küçük – orta – büyük ölçekli tüm kurumların, şirketlerin arşiv yönetimini dijitalleştirerek verimliliği artırır.
Standart Dosya Planlama Nasıl Yapılır?
Standart dosyalama planı belli bir sistemle arşivlenir. Gelişigüzel arşiv değil incelikli arşiv oluşturulur. Belgeler “ana grup, üst grup, grup, alt grup, pozisyon” kapsamında ayrıştırılır. Bu yapı her dosyanın hangi grupta nasıl yer alacağını belirler. Aksi halde dijital arşiv yeterince verimli çalışmaz, işlevselliğe gölge düşürür. Peki, bu düzenin kurumlara faydaları nelerdir? İşte Enfo Bilişim’in standart dosya planlama sisteminin faydaları:
- Tüm belgeler incelenir, ayrıştırılır, sınıflandırılır ve taranarak dijital arşive eklenir. Bu adımlar belgeye ulaşımı kolaylaştırır, dijital düzen oluşturur.
- Dijitalleşen dosyalar fiziki koşullara göre daha yüksek korumaya sahip olur, kaybolma riski ortadan kalkar.
- Belgelerin muhafaza edilme süreleri saniyeler içerisinde arşivlenirken yapılır, süre sonunda otomatik silinmesi sağlanabilir.
- Kurum için belge paylaşımı hızlanır. Personeller aynı anda aynı dosyayı açabilir, paylaşabilir, işlem yapabilir.
- Kâğıt problemi ortadan kalkar. Fiziki arşiv maliyeti sıfırlanır.
- Kurum içindeki idari bölümlere göre dosyalara numara verilebilir.
- Güvenlik üst seviyeye çıkarılır. Arşive kimlerin erişebileceği belirlenebilir. Güvenlik zafiyetlerinin önüne geçilir.
- Akıllı cihazlarla arşive erişimi olan herkes zaman – mekân engeline takılmadan arşive ulaşır.
Enfo Bilişim, standart dosya planlama sistemlerini her geçen gün iyileştirerek kusursuz çözümler üretiyor. Şirketler, kurumlar, kuruluşlar, girişimciler birkaç tıkla dosyalara erişme konforunu en güvenli şekilde deneyimleyebiliyor.
-
En Çok Okunan Yazılar
- Hukuki ve Mali Zorunluluklara Uygun Evrak Saklama Süreleri
- Evrak Saklama Süreleri
- Arşiv Nedir ?
- Evrak Saklama Süreleri Hangi Belgeleri Ne Kadar Süreyle Saklamalısınız?
- AYS (Arşiv Yönetim Sistemi)
- Evrak Saklama Süreleri
- Arşiv Düzenleme Nasıl Yapılır
- Arşiv Saklama Planı
- Belge Yönetiminde En İyi Uygulamalar Arşiv Saklama Süreleri ve Stratejileri
- Dijital ve Fiziksel Dünya Arasında Dosya Saklama Yöntemleri
-
En Son Eklenen Yazılar
- Arşiv Yönetiminin Önemi Veri Güvenliği ve Bilgi Saklama Stratejileri
- Özel Arşiv ile Dijital Dünyada Nasıl Güvende Kalabilirsiniz?
- Dijital Yazılım Sistemleri Türleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ve Eğitim Personel Yetkinliğini Artırmak İçin En İyi Yaklaşımlar
- Arşiv Depolama Maliyetleri Verimlilik ve Tasarruf İçin Maliyet Etkin Çözümler
- Arşiv Yönetimi Stratejileri Verimlilik ve Güvenlik İçin En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Sistemlerinde Seçim Kriterleri ve En İyi Uygulamalar
- Elektronik Belge Yönetimi Zamandan Tasarruf Etmenin Sırrı
- İşletmeler için Evrak Saklama Süreleri
- Dijital Yazılım Sistemleri ile İşletmenizi Güçlendirin