Arşiv Belge Niteleme Nedir
Arşiv belge niteleme işlemi "canlı" belgeleri yönetebilir ve arşivleyebilmenize olanak tanır. Bilgileri değişebilen belgeler, ek veriler eklenerek belgelerin kendileri de değişebilir. Bir DMS, diğer şeylerin yanı sıra WorkFlows'u kontrol eder ve şirketteki günlük belgeleri dijital olarak kontrol etme ve yönetme olanağı sunar.
Arşiv belge niteleme ile örneğin faturaları dijital olarak işlemek için kullanılır. Basit belge akışları bile "Gelen", "Onaylandı" ve "Ödendi" gibi bir durum üzerinden bir DMS ile kontrol edilebilir ve izlenebilir.
Elektronik arşiv, öncelikle belgeleri ve bilgileri daha uzun süre saklar. Elektronik sistemde saklanan belgeler çoğunlukla değişmez niteliktedir. Bir belgeye daha fazla veri eklemek veya bir belgeyi değiştirmek bile temelde imkansızdır.
Not: Elektronik arşivleme ile elektronik arşivi karıştırmayın.
E-Arşiv Görüntüleme
Hala saklamaya tabi olan saklanan belgelerin dijital olarak saklanması söz konusu olduğunda, elektronik bir arşivden bahsettiğimiz anlamına gelir. Bir kez sayısallaştırılan ve daha uzun süre arşivlenen bir veri tabanına benzer. Elbette bunlar, saklanması temelde hiç bitmeyen şirket ve diğer ilgili belgeler de olabilir.
Örneğin, tamamlanmış iş yıllarını veya geçmişe ait şirket verilerini dijital olarak arşivlemek ve ardından orijinalleri yok etmek için bir elektronik arşiv kullanılır.
Bu nedenle elektronik arşivleme, öncelikle dosya ve klasörler için gereken önceki alanın %99'una kadar alan tasarrufu sağlar. Aynı zamanda ihtiyacınız olan belgeleri saniyeler içerisinde bulup görüntülemenizi sağlar.
Elektronik arşiv belgeleri de içerecek şekilde genişletilebilir, ancak bu genellikle daha uzun aralıklarla (örneğin yıllık) yapılır. Elektronik arşiv için mutlaka yazılıma ihtiyacınız yoktur. Ayrıca bir veri taşıyıcıya kaydedilen PDF dosyalarından da oluşabilir.
Öte yandan, mevcut muhasebe veya mevcut süreçlerinizi arşivlemek ve elektronik teknoloji yardımıyla yönetmek istiyorsanız, DMS daha iyi bir çözümdür. Tüm bu işlemler arşiv belge niteleme ile mümkündür.
