Arşiv Belgelerinizi Düzenlemenin Kolay Yolu: Etkili İsimlendirme

Arşiv belge adlandırma arşiv yönetiminin önemli bir adımıdır. Dosya adı, bir kaydın ana tanımlayıcısıdır. Elektronik kayıtlar dünyasında, kaydın dosya adı, kaydı diğer kayıtlar, kayıt serileri ve kayıt saklama programları ile bağlam içine yerleştiren meta veriler sağlar. Çoğu kuruluşta, bir dosyaya (ve dolayısıyla bir kayda) isim verme politikası bireylere veya birey gruplarına (örneğin departmanlar, komiteler) bırakılır. Elektronik kayıt yönetimi stratejinizi tamamlayan kurum çapında bir dosya adlandırma politikası oluşturmayı düşünün.

Tutarlı olarak adlandırılan kayıtlar, dosyaların nasıl adlandırılacağına ve dosya adlarının nasıl kullanılacağına (dosya adı meta verileri dahil) ilişkin karşılıklı anlayışa dayalı işbirliğini teşvik eder. Tutarlı olarak adlandırılan kayıtlar, yasal gereksinimlerinizi karşılamanıza da yardımcı olur. Tutarlı ve mantıklı bir şekilde adlandırılan kayıtların bu gereksinimleri karşılaması daha kolaydır.

Diğer bir deyişle, her bir personel sürekli olarak elektronik kayıtları adlandırırken, diğer personel bir kaydın dosya adına bakabilecek ve bu bilgileri kaydın içeriğini ve özelliklerini tanımak ve onunla ilgili kararlar vermek için kullanabilecektir.

Arşiv Belge Adlandırma Kavramı

Arşiv Belge Adlandırma politikanızı geliştirirken, dosya adına aşağıdaki ortak öğelerden bazılarını dahil etmek isteyebilirsiniz:

• Sürüm numarası (ör. sürüm 1 [v1, vers1])
• Oluşturma tarihi (ör. 24 Şubat 2001 [022401, 02_24_01])
• Yaratıcının adı (örn. Ahmet Hamdi Dursun [AHDursun, AHD])
• İçeriğin açıklaması (ör. medya kiti [medkit, mk])
• Hedef kitlenin adı (ör. genel halk [geh])
• Kayıtla ilişkili grubun adı (örneğin, Komite ABC [KOM ABC])
• Yayın tarihi (örneğin, 11 Haziran 2007'de merkezi saatle sabah 8:00'de [61101_0800CT] yayınlandı)
• Yayın tarihi (ör. 24 Aralık 2003'te yayınlandı [pub122403])
• Proje numarası (örn. proje numarası 739 [PN739])
• Departman numarası (örn. Departman 140 [Dept140])
• Serileri kaydeder (ör. SeriesX)

Arşiv Belge Adlandırma Politikası

Arşiv Belge Adlandırma ile bir dosya adı politikasına sahip olmak, elektronik kayıtlarınızı yönetmenize yardımcı olacaktır. Bir dosya adı politikası oluştururken aşağıdaki öneriler dikkate alınmalıdır:

• Benzersiz dosya adları oluşturun. Yinelenen dosya adları sorunlara neden olur.
• Dosya adları basit ve anlaşılması kolay olmalıdır.
• Yalnızca alfasayısal karakterler kullanın. Şunlar gibi özel karakterler kullanmaktan kaçının: ? / $ % & ^ # . \ : < >. Özel karakterler genelde işletim sistemi tarafından kullanılmaktadır.
• Boşlukları temsil etmek için alt çizgi (_) ve kısa çizgi (-) kullanın. Boşluklar genellikle işletim sistemi işlevleri için ayrılmıştır ve yanlış okunabilir.
• Doğru sıralamayı ve dosya yönetimini kolaylaştırmak için 0-9 sayılarıyla baştaki sıfırları kullanın.
• Tarihler, YYYY_MM_DD ISO 8601 standardına uygun olmalıdır. Varyasyonlar arasında YYYY, YYYY-AA, YYYY-YYYY bulunur. Bu kronolojik sırayı korur. Oluşturma tarihleri kullanılıyorsa, bunlar saklama planlarını takip etmeyi kolaylaştırabilir.
• Dosya adını mümkün olduğu kadar kısa tutun ve her zaman önünde bir nokta bulunan üç karakterli dosya uzantısını ekleyin (Ör: .jpg veya .doc).