Arşiv Düzenleme
Arşiv düzenleme, statik belgeleri güvenli bir fiziksel veya dijital alanda depolama uygulamasıdır ve herhangi belge yönetim sisteminin önemli bir uygulamasını ifade eder. Farklı sektörlerdeki ve alanlardaki işletmeler, özellikle artık aktif olarak kullanılmayan kayıtları ve dosyaları tutması gereken belgeler arşivleme yoluna gider.
Arşiv Düzenleme Nedir?
Arşiv düzenleme artık düzenli olarak kullanılmayan ancak yine de saklanması gereken belgelerin depoya taşınması uygulamasıdır.
Belgeler, aşağıdaki gibi nedenlerle saklanabilir:
- Yasal yükümlülükler
- İş kayıtları
- Vergi kayıtları
- Alan boşaltmak
Belgeler fiziksel veya dijital olabilir, ancak birçok işletme fiziksel depolama alanını azaltmak ve günlük işlemleri kolaylaştırmak için kağıttan arşiv düzenleme ve arşivlemeye geçiş yapıyor. Veri arşivleme, herhangi bir işletmenin çok önemli bir parçasıdır; önemli belgeleri saklamanıza ve gelecekte ihtiyaç duymanız durumunda bulmanızı kolaylaştıracak şekilde kategorilere ayırmanıza olanak tanır.
Yedeklenen veriler ile arşivlenen veriler arasındaki farkı not etmek önemlidir. Yedekleme verileri, aktif olarak kullanılan belgeler için geçici bir kurtarma yöntemidir. Tersine, arşivlenmiş veriler, sizin veya çalışanlarınızın aktif olarak kullanmadığı (ya da öngörülebilir gelecekte kullanmayacağı), ancak yine de elinizin altında bulundurmanız gereken belgeleri içerir.
Arşiv Düzenleme Sistemi Aşamaları
Belgeleri arşivlemek için her biri kendi artıları ve eksileri olan birden çok yöntem vardır. Bunlardan herhangi birini seçerek neyin kazanılabileceğini veya kaybedilebileceğini belirlemek için en yaygın üç yöntemi karşılaştırabiliriz.
Fiziksel Arşivleme
En eski yöntem, elbette, geleneksel kağıt depolamadır - belgeler veya kopyalarla dolu dosya dolapları. Bu, dijital dünyadaki en güvenli arşivleme yöntemlerinden biridir: Kağıt depolama hacklenemez ve fiziksel olarak arşivlenmiş bilgileri iz bırakmadan düzenlemek inanılmaz derecede zordur.
Kağıt depolamanın ana dezavantajı, hantal ve kullanımı yavaş olmasıdır. Bir bilgisayar, dijital belgeleri çekebilir, içeriklerini arayabilir ve bilgileri saniyeler içinde sıralayabilir ve kataloglayabilir. Aynı bilgiyi kağıt belgelerde bulmak, bazı durumlarda saatler hatta günler alabilir. Kağıt güvenliği artırır, ancak verimlilikten ödün verir.
Dijital Arşivleme
Dijital depolama, muhtemelen günümüzde en yaygın arşivleme yöntemidir. Tüm belgelerinizin dijital kopyalarına sahipsiniz ve bu dijital dosyalar sabit disklerde, yerel sunucularda, bulut kaynaklarında veya başka herhangi bir bilgisayar sisteminde saklanabilir. Dijital arşiv son derece erişilebilir ve verimlidir. Bu özellikler ile dijital arşivleme geleneksel yönteme göre daha hızlı ve kolay arama yöntemlerini içerir, hatta icat edilme sebebi bu denilebilir.
Dijital arşivlerin dezavantajı, hacklenebilmeleri veya ihlal edilebilmeleridir. Ayrıca, birden fazla cihazda yeterince çoğaltılmazlarsa tek bir sorunda kaybolabilirler.
