Kurum ya da firmaların ihtiyaçları arşivlerin dijitalleştirilmesine yön veren en önemli kriterdir. Normal şartlarda Siyah Beyaz 1 bit tonlama ile taramanın yeterli olabileceği yazışmalar klasörleri “renkli daha güzel görünüyor” diyerek renkli 24 bit tonlamada taranırsa kurum bu işe çok daha fazla depolama alanı (storage) ayırmak zorunda kalacaktır. Kurumun ihtiyaçları belirlendikten sonra arşiv materyalleri taramaya hazır hale getirilir. Sonrasında bu materyaller uygun tarayıcılar ile taranarak sayısallaştırma işlemi yapılmış olur. Uygun tarayıcılardan kasıt: Proje gibi A3’ten büyük arşiv materyalinin A2, A1 ve A0 tarayabilen büyük tarayıcılarda taranması, Kitap, dergi gibi ciltli materyallerin kitap tarayıcılarda taranması, yıpranmış, hassaslaşmış, hızlı ya da tambur tarayıcılar ile taranması durumunda zarar görecek materyalin flatbed (düz yataklı tarayıcı) tarayıcılarda taranması, görüntü, ses kaset ve bantları için uygun oynatıcılar ve uygun yakalama (capture) programları ile sayısallaştırmalar yapılmalıdır. Sayısallaştırma, dijital arşive aktarmada diğer önemli bir durum DPI adı verilen çözünürlük seçeneğidir. Dijitalleştirilecek sayfanın OCR işlemi için font boyutunun 10 birim ve üzeri olduğu metinlerde 300 dpi, kelimelerin tanınması için yeterlidir.