Dijital Arşiv Programı
Arşivleme bilgi ve belgelerin biriktirilmesi iken dijital alanda arşivleme günümüzde teknolojinin gelişmesiyle sıklıkla tercih edilmektedir. Dijital arşiv kâğıt ve evrakların sayısallaştırılmış hali olup dijital veriler şekline dönüştürülmesidir. Dijital arşiv kullanımı yaygınlaşan ve kullanıcılar büyük kolaylık sağlamasından günümüzde bir gereklilik haline gelen programdır.
Dijital Arşiv Programı Avantajları
Kurum ve kuruluşlarda görev alan kişilere birçok farklı avantajı olan dijital arşiv programı yaygın olarak günümüzde tercih edilmektedir. Dijital arşiv programı içerisinde belgeler gözden geçirilerek ayıklanır ve yeniden tasniflenerek saklanması sağlanır.
Hali hazırda olan arşivlerin dijitalleştirilmesinde profesyonel şirketler görev alır. Bu sayede kısa sürede kullanıcılar büyük avantajlara sahip olabilir.
- Belgelerin kaybolması önlenir
- Yer kaybını azaltarak belgelerin yıpranması önlenir.
- Belge aranması süresinden tasarruf edilmesi sağlanır.
- Maliyetleri düşürerek, kâğıt, doküman ve kartuş masraflarının oluşmasını engeller.
- Kurumların belgelerini herkes açamayacağından yetkiye dayalı bir ulaşım sistemi oluşturur.
- Dijital arşiv programı aynı anda çoklu erişim imkânı sunar.
Tüm bu avantajlar kullanıcılara zaman ve maliyet açısından büyük kolaylıklar sunar.
Dijital Arşiv Programı Oluşturulmasındaki Adımlar Nelerdir?
Dijital arşiv yaygınlaşarak günümüzde bir gereklilik haline gelen programlar arasında yer alır. Kurumlara büyük kolaylıklar sağlayan dijital arşiv programı bazı adımlarla yapılmakta olup bu adımlar şu şekilde sıralanabilir;
- Evrak ayrıştırma: Evraklar bu adımda tarama işlemine hazır bir hale getirilir.
- Evrak tarama: Düzenlenen evrak ve dokümanların hepsi profesyonel bir makine ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.
- Görüntü iyileştirme: Görüntü kalitesini arttırmak için algoritmaların kullanıldığı bir adımdır.
- İndeksleme: evraklara dosya numarası müşteri adı, evrak tipi, sayı ve tarih gibi kriterler girilir.
- Kalite kontrol aşaması: Bu aşamada en önemli kısımlardan olup hatalı taramalar düzeltilir.
- Aktarma: verilerin girilmiş olduğu arşiv programı kaydedilir ve arşiv sistemlerine aktarılarak süreç sonlandırılır.
Bu aşamaların her biri önemli olup mutlaka uzman bir kişi tarafından yapılmalıdır. Arşiv programının dijital bir hal almasında sorun oluşturmayacak ve seri hareket edecek profesyonel tarayıcılar kullanılmalıdır. Bu sayede eksiksiz ve hatasız bir tarama işlemi uygulanabilirken süreç kısa sürede tamamlanabilir.
