Çok uzak değil, 90’lı yılların başında arşivlerdeki en çağdaş format mikrofilmdi. Özellikle gazete arşivleri koca koca ciltlerin kullanıcıya taşınmasında ve kullandırılmasında zorluklar yaşıyordu. Bu durumlarda ciltlerde ve gazetelerde yıpranmalar mutlaka oluyordu. Bu ve benzeri arşivlerin mikrofilmlere aktarılması hem kullanıcılara kolaylık sağlayacak hem de kıymetli arşiv malzemesinin yıpranmasının önüne geçecekti. Şimdilerde ise bu mikrofilmler dahi uygun tarayıcılarla dijitalleştiriliyor. Tabii ki en önemlisi ise artık bazı materyaller dijital olarak doğuyorlar. Hiçbir zaman olmadığı kadar çok veri üretiliyor. Elimizdeki cep telefonları ile belki günde en az bir kere fotoğraf çekiyoruz, mesajlar, e- postalar yazıyoruz alıyoruz. Kâğıda bağımlılık kendi kendine, yavaş yavaş azalıyor. Ama geçmişte üretilen ve hala hukuki ya da çeşitli nedenlerden dolayı imha edilmemiş, edilemeyecek dijital olarak üretilmemiş milyarlarca belge, gazete, proje, harita, ses kaseti, görüntü kaseti vb. materyal arşivlerde bulunuyor. İşte bu materyallerin uygun teknoloji kullanılarak bilgisayar ortamına aktarılmasına “sayısallaştırma” daha çok kullanılan diğer adı ile “dijitalleştirme” diyoruz. İş burada bitmiyor tabii ki. Binlerce, milyonlarda dijital sayfa, fotoğraf, proje, harita arasında istenilenin anında bulunması ise her bir materyalin tek tek “akıllandırılması” ile olabiliyor. Örneğin bir yazışmanın belgesinin sayısı, tarihi, nerden geldiği, nereye gittiği, konusu vb. alanları indekslenmesi sonrasında ancak dijital arşivlemeden bahsedebiliriz.