Dijital Arşiv Yazılımı

Dijital arşiv yazılımı, dijital ortama aktarılmış ya da oluşturulmuş veri tabanında istenilen veriye kolayca ulaşmayı sağlayan sistemler bütünüdür. İnternet, bilgi ve teknoloji çağında arşivler, fiziki koşullarda değil dijital platformlarda, bulut sistemlerde, özel yazılımlarda tutuluyor. Arşiv dijital olması, ulaşılabilirliği kolaylaştırdığı gibi daha sistematik bir düzen oluşmasını sağlıyor. Dijital arşiv sistemine sahip kurum ve işletmeler, dilediği dosya – belge – evrak ve benzeri verileri sisteme taratarak yükleyebiliyor, halihazırda akıllı cihazda olan verileri sisteme yükleyebiliyor. Arşivleme sistemi, özel bir sistemdir. Fiziki arşivlerde oluşturulan kapsamlı düzen, dijital arşiv yazılımı ile kusursuz bir forma kavuşuyor, kurum ve şirketlerin veriye erişimini iyileştiriyor, hiçbir verinin kaybolmamasını, istenildiği taktirde her yerden ulaşılabilir olmasına zemin hazırlıyor.

Dijital arşiv yazılımının avantajları

Fiziksel arşivler her zaman risk taşır. Bir oda, bir bina fiziksel arşiv için mekân sağlayabilir ve çoğu zaman aynı kurum içerisinde kolayca erişim sağlanacak bir yerdeymiş gibi görünebilir; ama unutmamak gerekir ki modern çağda her şey teknoloji zemininde işlevsellik kazanıyor. Bir kamu kuruluşunda ya da kurumsal bir şirkette, personelin ihtiyaç duyduğu bir dokümanı bulmak için bina içinde arşive inmesi, dosya yığını arasından istediği dokümana ulaşmak için efor sarf etmesi uzun sürer.

Dijital arşivleme ise bu sürecin bir dakikada tamamlanmasını sağlar, personelin hiç yerinden kalkmadan, doğrudan dijital arşiv yazılımı üzerinden istediği dokümana saniyeler içinde ulaşmasını sağlar. Dijital arşiv, fiziki arşive göre mekân avantajı da sağlar, fiziki arşiv için gerekli olan mekân – mekân muhafaza sorunlarını ortadan kaldırır. Yangın, deprem, hırsızlık gibi olağanüstü hallerde fiziki arşivler çoğu zaman işlevselliğini yitirir, veri kaybına sebep olur. Dijital arşivlemede internet erişimi olduğu sürece veri kaybının olması imkansızdır.

Dijital arşiv yazılımını kimler kullanmalı?

Dijital arşiv yazılımı, arşiv yapılan her kurumda kullanılabiliyor. Okullarda, hastanelerde, şirketlerde, bankalarda, mağazalarda… Birçok sektörde, birçok kurum ve şirketlerde dijital arşiv sisteminden yararlanılabiliyor. Zaman, mekân, finans tasarrufu sağlayan ve pratiklik kazandıran dijital arşivleme sistemi, modern çağda arşiv tutulan her yapıda tercih ediliyor. Fiziki arşiv yerine dijital arşiv sistemine geçiş yapmayı planlıyorsanız, bizimle iletişime geçerek bu konuda kapsamlı bilgi ve profesyonel destek alabilirsiniz.