Arşiv Yönetim Sistemi

Arşiv yönetim sistemi; bilgi, belge ve dokümanların dijital ortamda kayıt altına alınıp, güvenle saklanmasını, gereken zamanlarda hızlıca bulunmasını ve yapılacak tüm işlemlerin kolaylıkla yapılmasını sağlayan sistemdir. Bir kurum ya da iş yerinde bilgi depolamak kadar önemli olan diğer bir unsur ise depolanan bilgilere kolay ulaşım ve yönetimdir. Bu noktada devreye giren arşiv yönetim sistemi günümüzde birçok farklı sektörde özellikle güvenilirliği açısından tercih edilmektedir. Enfo Bilişim %100 yerli ve Türkçe olan EnfoDoc yazılımı ile sizlere kaliteli ve güvenilir arşiv yönetim sistemi hizmeti sunmaktadır.

Dijital Arşivleme Aşamaları

Arşiv yönetim sistemi ile kolayca ulaşılacak ve yönetilecek belgelerin dijital ortama aktarılması için süreç şu şekilde işler:

• Evrak ayrıştırma: Dijital arşive aktarılacak evrakların seçilmesi işlemidir.
• Evrak tarama: Profesyonel tarayıcılar ile evrakların tarama işlemi gerçekleştirilir.
• Görüntü iyileştirme: Tarama ile dijital ortama aktarılan görüntülerin kalitesi arttırılır.
• İndeksleme: Evraklara kolay erişim sağlanması için evrak türü, numarası, tarihi ve evrakın ait olduğu dosya gibi etiketleyici bilgiler alınır.
• Kontrol işlemi: Tüm bu süreçteki işlemlerin eksiksiz ve hatasız yapılmasına özen gösterilmelidir . Belgeye erişimin doğru bir şekilde sağlanması ve arşiv yönetim sistemi için bilgilerin kontrol edilmesi işlemidir.

Arşiv Yönetim Sisteminin Avantajları Nelerdir?

Arşiv yönetim sistemi, her şeyin çok hızlı gerçekleştiği günümüzde neredeyse bir kurtarıcı görevi görmektedir. Dijitalleşmeden faydalanma konusunda üst sıralarda yer alan Arşiv yönetim sisteminin avantajları şu şekilde sıralanabilir:

• Sınıflandırılarak saklama ve kolaylıkla arama özellikleri ile belge aramak için harcayacağınız süreyi en aza indirerek zamandan tasarruf etmenizi sağlar.
• İhtiyaç halinde asıl belgenin sürekli fiziksel temasa maruz kalması yıpranmasına yol açar, arşiv yönetim sistemi ile dijital ortama aktarılan belgeler yıpranmaz. Bilgi ve belgeleriniz uzun yıllar güvenle saklanır.
• Belgeler ve dosyalar fiziksel ortamda çok fazla yer kaplıyorken dijital ortamda bu söz konusu değildir.
• Arşiv yönetim sistemi ile belgeler güvenle saklanır ve kaybolmaz. Yangın gibi olağan üstü durumlarda bile bilgilerinizi kaybetmezsiniz.
• Zaman ve iş gücünden tasarruf sağlayan sistem verimliliği arttırır aynı zamanda maliyetleri düşürür.
• Belgeye çoklu erişim sağlayabilir ya da belgelere sadece yetkili kişilerin erişmesine izin verebilirsiniz.
• Dijital arşiv sistemine eklenen hiçbir belgenin orijinali üzerinde değişiklik yapılamamaktadır.

Arşiv yönetimi ve diğer hizmetler hakkında daha fazla bilgi almak için Enfo Bilişim adresinden bize ulaşabilirsiniz.