E- Arşiv

Çağın getirdiği dijitalleşme ile fiziksel satışın yerini alan dijitalleşme çözümleri, Pazar yerlerinde de artık dijital ortamın ağırlığı hissedilmeye çoktan başlandı. Hal böyle iken faturalama da dijitalleşmeden nasibini almıştır. Bu sebeple e-arşiv nedir? E-arşiv nasıl kullanılır? Sorularını sıkça duyar olduk. Kısaca özetleyecek olursak;

Gelir İdaresi Başkanlığı’nca (GİB) belirlenmiş olan standartlar çerçevesinde çeşitli resmi evrak ve faturaların dijital ortamda oluşturulması sürecinin tamamını kapsayan, yine dijital ortamda korunması, ibraz ve raporlanmasını ifade eden uygulamanın genel adıdır. Yani e-Arşiv bir dijital faturadır. Dijital fatura ve belgelerin elektronik ortamda oluşturulup iş ortaklarını iletebilmemiz e-Arşiv ile mümkündür.

E-Arşiv Nedir Hangi Durumlarda Kullanılır?

E-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı’nca belirlenen durumlarda ve sektörlere göre kullanılması gereken durumlar mevcuttu. Buna göre bazı işletmelerin de e-ticaret kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Bunlar durumda;

Cirosu 5 milyon TL ve üzeri işletmeler 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Arşive geçme zorunluluğu bulunur.

Cirosu 2020 tarihinden itibaren 5 milyon TL ve üzeri işletmeler e-arşive geçme zorunluluğu yanı sıra 2021 tarihinde e-Arşiv ve e-fatura sistemine geçen işletmeler 01.01.2022 tarihine dek e-defter uygulamasına geçiş yapmaları zorunludur.

E-Arşiv ve e-fatura uygulamalarını gönüllü olarak kullanmaya başlayan işletmeler için e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmuyor.

Aynı gün içerisinde vergi mükellefi bulunmayan kişiler adına düzenlenen faturaların toplamı 30 bin TL’den fazla değilse faturaların e-Arşiv kapsamında hazırlanması gerekmektedir. Yine aynı gün içerisinde vergi mükellefine düzenlenen fatura toplamı vergilerle beraber 5 bin TL’yi geçmesi durumunda e-Arşiv kapsamında düzenlenmesi gerekir. Burada unutulmaması gereken kural ise bir işletmeye aynı gün içerisinde kesilen faturalar GİB tarafından tutar bazında hesaplanmaktadır.

E-Arşiv Avantajları Nelerdir?

E-Arşiv işletmelerin dijital çağa ayak uydurmalarında ön sırada yer oynamakla beraber bazı avantajları beraberinde getirir. E-Arşiv avantajları;

• Kağıt, fatura masraflarını düşürür
• Fatura başına oluşan maliyeti düşürür.
• Muhasebe sürecinin hata oranını düşüreceği gibi zamandan tasarruf sağlar.
• Toplam işlem ve birim zamandan süreçleri hızlandırır.
• Fatura göndermek adına ihtiyaç duyulan iş ve zaman gücünün operasyonel sürecini hafifletir.
• Geleneksel fatura arşivleme sorunlarını ortadan kaldırdığı gibi depolama ve saklama maliyetlerini düşürür.
• Müşterilere ve iş ortaklarına kurumsal firma imajı ve güven verir.
• Veri güvenliğini arttırır.