Arşiv Saklama Planı

Arşiv saklama planı; yasal, mali ve tarihi önem arz eden tüm belgelerin istenilen sürelerde saklanmasıdır. Belge saklamak yasal zorunluluktur ancak her belgenin muhafaza edilebileceği süreler vardır. Hastane, kamu kurumları, iş yerleri, ofisler kısacası özel – tüzel tüm kurumlar belli sürelerle her belgeyi saklamakla yükümlüdür. Bazı kurum ve işletmeler ise zorunluluk olmasa dahi mali ve yönetsel sebeplerle belgeleri muhafaza etmeyi tercih ederler. Arşiv oluşturmak her açıdan fayda sağlar, bilginin belgelerle teyit edilmesini kolaylaştırır.

Arşiv saklama planlarındaki temel amaç ofis ve kurumların sahip olduğu saklanması gereken belge yığınlarını önem derecesine göre belli bir sisteme uygun şekilde muhafaza etmektir. Belgelerin saklanma biçimi de oldukça önemlidir. Kullanılması gerektiğinde kolayca bulabilmek için arşiv saklama planı yapılır, bu planlar dönemsel bazda düzenlenerek kusursuz arşiv rutini oluşturulur. Belgeler saklanırken fiziki ve dijital plan yapılır, arşive kolay ulaşım sağlanır.

Kurumlar Neden Bir Arşiv Oluşturmalı?

Her şeyden önce yasal zorunluluklara uyum sağlamak amacıyla arşiv yapılmalıdır. Diğer yandan ise arşiv saklama planı ile kusursuz iş düzeni sağlanabilir. Belge yığınlarını ortadan kaldıran ve yenilikçi sistemlerle kurumların verimliliği artırılabilir. İşbu sebeple arşiv planı oluşturulmalı ve bu arşivin dijital uyarlaması yapılmalıdır. Dijital arşivin kurumlara kazandıracağı avantajlar şöyledir;

• Zaman tasarrufu sağlar. İstenilen dosyaya, belgeye bilgisayar, telefon, tablet gibi akıllı cihazlardan birkaç adımda ulaşılabilir.
• Finansal açıdan ciddi tasarruf sağlar. Fiziki arşiv bulundurma zorunluluğu ve bu arşivi uygun koşullarda muhafaza etme maliyeti ortadan kalkar.
• Her an her yerden istenildiği gibi arşive ulaşma avantajı sağlar.
• Kolayca yedeklenebilir, gönderilebilir, fiziki belgeye dönüştürülebilir.
• Fiziki arşivlerde yaşanılan yangın, su taşkını gibi kazalarda zarar görmez.

Hızlı ve Etkili Arşiv Planı

Enfo Bilişim, dijital arşiv saklama planı sistemleriyle kurumlara hız kazandırıyor. Tek sistem ile saklanması gereken her belge istenilen sürelerde güvenle muhafaza edilebiliyor. Enfo Bilişim, tertipli arşiv düzeniyle dijital kayıt sistemine yenilikler getiriyor. Türkiye’nin her ilinde hizmet veren firmamız, sizin içinde birkaç tuşla ulaşılacak arşiv için hazır. Yenilikçi çözümler için bizimle iletişime geçin.