Klasör Dosya Arşiv Depolama

Klasör dosya arşiv depolama temelde fiziki dosyalar veya e-Arşiv bazlı olsun fark etmeksizin bir gereksinimi karşılama terimidir. Yani dosyalarınızın arşivlenmesi hem yasal hem de iş takibi zorunluluğu yanı sıra ilgili tanıma ek olarak arşiv depolama ihtiyacını doğurur. Bu da ister dijital ortam ister depo alanı olsun işletmelerin iyi yönetmesi gereken bir süreci kapsamaktadır. Günümüzde arşiv depolama denilince akla yalnızca tek bir depolama alanı gelmiyor.

Klasör Dosya Arşiv Kağıt Formunda Saklama

Klasör dosya arşiv depolama modern dijital çağda belgelerinizi kağıt biçiminde saklamanın gereksiz olduğunu düşünebilirsiniz, ancak bu kesinlikle doğru değildir. Belgelerinizin basılı bir kopyasını saklamayı düşünmek için hala birçok neden var. İşte bunlardan birkaçı:

• Kağıt belgeler, veri ihlalleri gibi siber güvenlik tehditlerine karşı savunmasız değildir.
• Basılı bir kopyaya sahip olmak, felaketle sonuçlanan veri kaybı durumunda önemli bir yedektir.
• Erişim kolaylığı için kağıt belgelerin elinizin altında olması daha iyi olabilir.
• Bazı resmi belgeler kolayca dijitalleştirilemez

Sonuç olarak, belgelerinizi saklamanın en iyi yolu, ne kadar saklamanız gerektiğine ve ne kadar harcamak istediğinize bağlıdır. İşte iki ana seçeneğiniz.

Kurum İçi Depolama

Şirket içi depolama, depolamak için yalnızca az sayıda belgesi olan kobiler ve küçük işletmeler için iyi bir seçenektir. Bu yoldan gitmeyi seçerseniz, onları güvenli bir şekilde saklamak için gerekli donanıma sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.

Gerçekten önemli belgeler için yanmaz bir kasa satın almayı düşünebilirsiniz, çünkü bu, kağıt belgelerinizin tesislerinizde meydana gelen felaketlerden kurtulmasını sağlayacaktır. Normal dosya dolapları veya diğer depolama birimlerini kullanmayı seçerseniz, güvenli olduklarından emin olun ve ataş ve ayırıcılarla düzenli tutun.

Depolama Tesisleri

Klasör dosya arşiv depolama ile tesis dışı depolama olanaklarını kullanmak, mükemmel güvenlik ve uygun fiyatlı alan sundukları için uygun maliyetli bir çözüm olabilir.

Bir depolama tesisi seçerken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

Tesis iş yerinize ne kadar yakın? Belgelerinize hızlıca erişebilir misiniz?

Kayıt yönetimi hizmetleri. Saklamayı planladığınız belgelere bağlı olarak, dizin oluşturma ve dosya alma gibi hizmetler sunan bir tesis seçmek isteyebilirsiniz.

Raf kalitesi. Kayıtları kutulayan ve metal raflarda tutan bir tesis seçin. Bunları yerde saklamak, dökülmelerden kaynaklanan su hasarı riskine yol açar.

Güvenlik ve erişim; seçtiğiniz tesisin hem dahili hem de harici kameralarla ve uygun şekilde denetlenmiş çalışanlarla güvenli olduğundan emin olmanız gerektiğini söylemeye gerek yok.

İklim kontrolü; Bazı tesisler, kağıdın bozulmasına karşı koruma sağlamak için iklimi kontrol etmek için kullanır. Bu özelliğe ihtiyacınız olup olmayacağını düşünün ve buna göre bir tesis seçin.

Klasör Dosya Arşiv Dijital Olarak Saklama

Yerinde veya dışında belge depolama çözümlerine yatırım yapmak istemiyorsanız belgelerinizi dijital ortamda saklamak isteyebilirsiniz . Bu, depolama alanı ihtiyacını ortadan kaldırarak maliyetleri azaltabilir ve belgelerinize dijital olarak daha hızlı erişmenizi sağlayarak iş akışınızı iyileştirebilir.

Aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç farklı dijital belge depolama çözümü vardır, örneğin:

• Belgeleri sabit sürücünüzde depolamak için Windows kitaplıklarını kullanın
• Belgelerinizi OneDrive ya da Google Drive vb bir servisi aracılığıyla bulutta depolayın
• Belgelerinizi çıkarılabilir sabit sürücüler gibi harici depolama donanımına yedekleyin
• Belgeleri özel olarak tasarlanmış bir DMS kullanarak saklayın