Klasör Dosya Arşiv Saklama

Veri arşivleme, artık etkin olmayan verileri belirleme ve bunları üretim sistemlerinden uzun vadeli depolama sistemlerine taşıma uygulamasıdır. Arşiv verileri, herhangi bir zamanda tekrar hizmete alınabilmesi için saklanır. Klasör dosya arşiv saklama fiziksel ve e-Arşiv şeklinde uygulanabilir. Çoğu kişi, postaları silmeden gelen kutularını temizlemek istediklerinde arşiv işlevini kullanır. Arşivleme, önemli e-postaların ve eklerin ayrı bir klasörde güvenli ve güvenli bir şekilde saklanmasına olanak tanır, daha sonra tekrar yönlendirilebilir veya artık gerekmediğinde e-posta arşivinden silinebilir. Doğru belge arşivleme, iş akışınızı ve performansınızı iyileştirebilir. Tahminlere göre, üretim verilerinin yüzde 80'inin kolayca erişilebilir olması gerekmiyor. Bu kritik olmayan verileri arşivleyerek, verilerinizin geri kalanına erişimi kolaylaştırabilir ve potansiyel olarak performansınızı artırabilirsiniz.

Geleneksel Kağıt Depolama

Geleneksel belge depolama, esasen kağıt depolamadır. Kağıt belgelerinizi dosyalayarak veya Depolama Kasası gibi site dışı güvenli bir depolama tesisine bunları sizin için arşiv oluşturabilirsiniz.  Klasör dosya arşiv saklama görev açısından kritik olmayan belgelerden oluşan bir kağıt izi tutması gereken büyük işletmeler için yaygın bir uygulamadır.

Dijital Depolama

Klasör dosya arşiv saklamaya dijital depolama da dahildir. Birkaç on yıl önce, işletmeler için belge depolama, sıra sıra dosya dolabı anlamına geliyordu. Bu, çok miktarda kağıda, kaleme ve onları organize edecek insanlara para harcamak anlamına geliyordu. Neyse ki, modern teknoloji sayesinde artık buna gerek yok.  Artık tüm belgelerinizi bir tarayıcı kullanarak dijitalleştirmek ve gerekmeyen kağıt kopyaları parçalamak mümkün. Buna dijital depolama diyoruz. Tüm süreci sizin için düzenleyebilecek belge arşivleme firmaları mevcuttur. Belgelerinizi dijitalleştirecek, USB sürücülerinde veya CD'lerinde size geri verecek veya bulutta yedekleyecekler. Dijital depolamanın avantajı, bir çok alan tasarrufu sağlamasıdır. Belgenizi depolamak için herhangi bir fiziksel alana ihtiyacınız yoktur; her şey siber uzayda depolanır. Öte yandan birçok işletme sahibi, fiziksel kopyaları saklamaktan hoşlanır ve tüm belge arşivleme sistemlerinin bir bilgisayara emanet edilmesi fikrinden hoşlanmaz.

İsteğe Bağlı Depolama Alanı Tarama

Klasör dosya arşiv saklama ile isteğe bağlı tarama belge depolama, her iki tarafın da en iyi çözümü olabilir. Bir şirketin kağıt belgelerinizi sizin için saha dışında saklayacağı, ancak aynı zamanda bunları tarayacağı ve talep üzerine size dijital bir kopyasını göndereceği bir çözümdür.