EBYS Danışmanlık
Elektronik Belge Yönetim Sistemi kısacası EBYS, yasal düzenlemelere uygun olarak geliştirilen bir belge yazılımı olup elektronik ortamda işlem gören tüm belgelerin güvenli, hızlı, pratik biçimde depolanmasını sağlayan kendi disiplini olan sistemdir. Kurumsal yapılarda, kamusal çalışma yapılarında elektronik ortamın kullanılmasıyla ortaya çıkan tüm belgelerin saklanması, dağıtımı, korunması, erişimi, kategorize edilmesi ve hatta imha edilmesi gibi işlemleri içeren yönetim sisteminin genel adı EBYS’dir. EBYS sistemi birkaç adımdan oluşur bu aşamalar şöyledir;
Birinci adım: Üretim ve dolaşım adımı olan ilk adım, ihtiyaç duyulan belgelerin üretimini gerçekleştirir.
İkinci adım: Bu adımda belgelerin dosyalanması, erişime açılması, kullanılması yer alır. Belgelerin en verimli şekilde kullanılması ve erişiminin sağlanması bu adımda sağlanır.
Üçüncü adım: Depolama ve muhafaza etme aşaması olan üçüncü adım, belgelerin ayrıştırılıp uygun yerlerde, koşullarda muhafaza edilmesini kapsar.
Dördüncü adım: EBYS’nin son adımı değerlendirme ve düzenlemeyi ifade eder. Belgelerin saklanması ya da imha edilmesine dair değerlendirmeler yapılır, nihayetinde karara göre arşivleme gerçekleştirilir.
EBYS Sürecinin İçeriği ve Faydaları
EBYS için her kurumda yetkili bir kişi olur ve bu kişi, belgelerin yönetiminden sorumlu tutulur. Belge yönetimi için fiziki ya da dijital arşiv yazılım çözümleri kullanılıyorsa, sistemin işlerliğini sağlamak amacıyla eğitim ve danışmanlık gibi yönlendirici bir profesyonel hizmet almak önemlidir. Enfo Bilişim, EBYS süreçleri hakkında kurumlara danışmanlık hizmeti veriyor, sistemin verimli kullanımını sağlıyor.
EBYS sisteminin faydaları ise şöyledir;
- İş verimliliğini artırır.
- Kurumların veriye kolay erişmesini sağlar.
- Veri yönetimini kolaylaştırır.
- Yasalarla uyumlu bir arşive sahip olmayı sağlar.
- Daha hızlı bir hizmet sunar.
- Kuruma dair tüm işlere kısa sürede ulaşmayı sağlar.
- Bilgi ve belge yönetiminin güvenliğini sağlar, veri koruma kapasitesini artırır.
EBYS hem çok karmaşık hem de fazlasıyla pratik bir disiplindir. Sistemi kullanmayı, yönetmeyi öğrendikten sonra kurum içi elektronik belge yönetimi rahata kavuşabiliyor. Bu rahatlığa kavuşurken her kuruluş dışarıdan uzman desteği, hizmeti tercih ediyor. Enfo Bilişim, bu profesyonel desteği uzmanlarıyla birlikte sunuyor, kurumların iş rutinini rahatlatıyor, belge yönetimini sorun olmaktan çıkarıyor.
