Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Elektronik belge yönetim sistemi, bir kuruluşun ilgili belgelerini ve mühendislik çizimlerini merkezileştirmek için tasarlanmış sağlam bir yazılımdır. 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Yazılımlarımız tüm EBYSler ile entegre olarak çalışabilmektedir. EBYS ile ilgili bilgi almak ya da herhangi bir ebys ile arşiv dijitalleştirme yazılımı entegrasyonları için bizimle iletişim'e geçiniz.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

Bir EDMS veya elektronik belge yönetim sistemi, bir kuruluşun ilgili belgelerini ve mühendislik çizimlerini merkezileştirmek ve böylece eski, farklı veya manuel sistemlerin yerini almak için tasarlanmış sağlam bir yazılımdır. Amaç işbirliğini kolaylaştıran, uyumluluğu kolaylaştıran, belge sürümü kontrolünü basitleştiren ve nihayetinde büyük verimlilik ve yatırım getirisi sağlayan tek ve tutarlı bir gerçek kaynağı sağlamak.

Bir Elektronik Denetim Sistemi Ne Yapabilir?

İşletmeler ve kuruluşlar, iyi tasarlanmış ve uygun şekilde uygulanmış bir EDMS'nin, kullanıcılarının günlük operasyonların daha fazla, sıradan ve hataya açık görevlerinin bazılarının üstesinden gelmesine yardımcı olabileceğini keşfetti. Bir belge yönetim sisteminin güçlü özelliklerini kullanan çalışanlar, özellikle onlara şu becerileri sağladığında daha hızlı ve daha verimli çalışır:

  • Çıktıları ve manuel süreçleri ortadan kaldırın
  • İlgili bilgi ve belgelere doğrudan mobil cihazlardan anında erişim sağlayın
  • Belgeler, tasarım modelleri (CAD gibi)  ve fiziksel alanlar veya varlıklar arasındaki ilişkiyi gezin ve sürdürün 
  • Kaynak ve biçim ne olursa olsun, doğru ve eksiksiz belgelere yalnızca birkaç tıklamayla erişin
  • Kullanıcıların yanlış veya güncel olmayan belgeler üzerinde çalışmasını önlemek için belge sürüm kontrolü ve içerik yönetimi sağlayın
  • Versiyonlar
  • Kullanıcıların, iş emirleri veya diğer iş süreçleriyle ilgili eksiksiz, güncel belgelere erişmesini sağlayın
  • Birleşik bir sistemde verilerin ve meta verilerin kalitesini, doğruluğunu ve eksiksizliğini koruyun

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri İşlevselliği

Elektronik belge yönetim sistemi (EDMS), belgelerin tümü olmasa da çoğu biçimde oluşturulmasını, kullanılmasını ve saklanmasını yönetir. Elektronik belge yönetim sistemleri, kurumsal içerik yönetimi sistemleri ile benzerlikler paylaşsa da , özellikle çözüm alışverişi yaparken bunları farklılaştırmak önemli olabilir.  EDMS platformları, akıllı içerik yakalama , iş süreci otomasyonu ve kayıt yönetimi özellikleri dahil olmak üzere kurumsal içerik yönetimi sistemlerinin bazı işlevlerinden yoksundur .

Bununla birlikte, tek başına bile bir elektronik belge yönetim sistemi, bilgi çalışanlarının belgeleri organizasyonları arasında verimli bir şekilde organize etmelerine ve dağıtmalarına yardımcı olmak için kapsamlı bir çözüm sunar.

EDMS platformları aşağıdakiler için araçlar içerir:

  • Ölçeklenebilir ve merkezi belge depolama
  • Sürüm oluşturma, işaretleme ve ortak düzenleme
  • Erişim kontrolü ve etiketleme
  • Meta veri yönetimi ve tam metin arama
  • Birden çok kaynak ve platformda birleştirilmiş aramalar
  • Belge ve kayıt yaşam döngülerini yönetme
  • Dahili ve harici dosya paylaşımı
  • Belge geçmişini ve sistem etkinliğini izleme

5 Yönetim Sistemi

  • İçerik yönetimi
  • İş akışı yönetimi
  • Kayıt yönetimi
  • Belge Görüntüleme
  • Kurumsal İçerik Yönetimi