Şirketlere Özel Arşiv Çözümleri

Şirketlere Özel Arşiv Çözümleri

Şirketlere Özel Arşiv Çözümleri, elektronik bilgilerin depolanması için uzun vadeli dizinlenmiş bir havuz görevi görür . Arşivleme çözümleri, tutarlı ve rutin bilgi toplama sağlar.

Şirketlere Özel Arşiv Çözümleri kurumsal bilgi arşivleme yazılımı, bir şirketin yapılandırılmış ve yapılandırılmamış orijinal geçmiş verilerinin depolanmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır.

Şirketlere Özel Arşiv Çözümleri yazılımı, yapılandırılmamış verileri (örneğin, e-posta mesajları ve medya dosyaları) birleştirerek, yönetim kurulu genelinde eksiksiz iş verileri arşivleri sağlar. Veriler, yerel veri sunucularıyla, bulut sunucularında veya ikisinin bir karışımı kullanılarak şirket içinde depolanabilir. Tüm ekiplerin verilerini en azından denetim amacıyla arşivlemesi gerektiğinden, bu çözümler bir işletme genelinde herhangi bir çalışan tarafından kullanılır. ÇED çözümleri tipik olarak bir şirketin veri ekibi tarafından uygulanır ve sürdürülür ve her büyüklükteki şirket tarafından kullanılabilir.

Güvenli veri arşivleme, verilerin uzun süreli saklanmasını ve saklanmasını sağlar. Gerektiğinde kullanılmak üzere kritik öneme sahip bilgileri depolamak için güvenli konumlar sağlar. Arşivlenmiş veri yönetim sistemine girdikten sonra, bilgi erişilebilir kalır ve sistem bütünlüğünü korur.

Arşiv Depolama Süreci

Yukarıda bahsedildiği gibi, arşivler, günlük kullanım için artık gerekli olmayan eski veya “etkin olmayan” kayıtlar ve belgeler içerir. Belgeleri arşivlerken ilk adım, hangi belgelerin bu tanıma uyduğunu belirlemektir. En eski belgeleri seçerek ve oradan devam ederek başlayın.

Bundan sonra, siz veya bir kayıt yönetimi uzmanı , kayıtlarınızı arşivlemeye ve dizine eklemeye başlayacaksınız. Arşivler, erişimi kolaylaştıran ve arama yeteneklerini en üst düzeye çıkaran belirli bir şekilde düzenlenir.

Tarihsel arşivlerin yanı sıra, çoğu kuruluş ve işletme, arşivlenen belge ve kayıtları süresiz olarak saklamak istemez. Her şey gibi, verilerin de bir yaşam döngüsü vardır . Belirli bir süre sonra, çok fazla eski ve gereksiz belgeyi tutmaktan kaçınmak için en eski belgeleriniz temizlenebilir ve imha edilebilir. Bu aşamada yasal süreci de göz önünde bulundurmalısınız.

Bu işleme başlamadan önce arşivlerinizi nerede ve nasıl depolayacağınıza karar vermeniz önemlidir. Sonraki bölüm, bilinçli bir karar vermenize yardımcı olmak için farklı arşiv depolama seçeneklerinin artılarını ve eksilerini özetleyecektir.

Birçok arşiv belgesi, güvenli ve dikkatli bir şekilde ele alınması gereken hassas kişisel veya şirket bilgilerini içerir. Bu kayıtlar genellikle sizin veya gelecekteki çalışanların isteyebileceği veya başvurması gerekebilecek önemli geçmiş şirket bilgilerini de içerir. Arşivlerinizi nerede sakladığınız önemlidir.